Em 2002, tive a oportunidade de ir para o setor de compras, e os problemas pareciam ser maiores. Como não existia um critério para nomear os materiais, os mesmos eram descritos não levando em consideração informações importantes, o que resultava em erros nas compras, e consequentemente, devoluções e prejuízos. O entendimento com as outras áreas, nessa questão, era muito difícil e muitas vezes a recepção do almoxarifado acabava recebendo o produto errado, pois até mesmo o fornecedor não entendia o que queríamos de fato.
Em 2006, entrei em uma empresa especializada em cadastro de materiais, com projetos desenvolvidos para as principais empresas do Brasil. Neste momento, constatei que esse problema era maior do que imaginava. Cheguei a participar de projetos que havia um mesmo produto, descrito de forma diferente, em mais de 100 vezes. Contudo, neste momento a situação era bem diferente. Com a utilização de um programa especifico e a utilização dos chamados PDMs (Padrão descritivo de Materiais) é mais fácil identificar essa duplicidade e consequentemente, impedir que novos produtos sejam cadastrados sem critérios já estabelecidos. O PDM é uma estrutura com características chave, para identificação e compra de produtos de forma inequívoca. Seu preenchimento é obrigatório, seguindo critérios de inserção de conteúdos. Este sistema fornece travas, criando uma rotina que resulta na padronização das descrições dos produtos, possibilitando dentro de um workflow, a integração com o ERP. Este trabalho resulta na melhoria de qualidade e agilidade nos processos de compras, redução de custos (a organização olha para um único produto, não existem duplicidades), além de facilitar o cumprimento das exigências fiscais (SPED e NOTA FISCAL ELETRONICA), classificando com mais precisão o NCM e o IPI.
Além disso, os compradores podem utilizar, com maior segurança, outras modalidades de compras como internet, EDI, cartão crédito, Leilão e comércio eletrônico, com a velocidade e confiança que o mercado exige. Por fim, com aumento do nível de precisão das informações, a cadeia logística torna-se mais ágil, propiciando as empresas que constataram suas vantagens estratégicas, um elevado poder de competição.
A experiência em inúmeros projetos de padronização revelam números relevantes. Como a economia de 3% a 7% em compras centralizadas, além de reduzir de 10% a 30% o valor do estoque e do capital imobilizado (ASTREIN, 2013).
[Crédito da Imagem: Descritido de Materiais – ShutterStock]
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