Você está evoluindo 3 (três) projetos ao mesmo tempo, 1 (um) deles razoavelmente atrasado, pois você teve algumas peculiaridades não planejadas. O gerente pediu uma topologia atualizada da rede inteira para discutir uma proposta comercial. Sua fila de chamados possui 4 (quatro) “bombas” que já passaram por analistas de outros níveis, sem evolução. O telefone não te deixa em paz e insiste em tocar pelo menos 1 (uma) vez cada 10 (dez) minutos.
Quantas vezes eu não fui pra casa reclamando do dia ter apenas 24 (vinte e quatro) horas.
Essa é a minha rotina e a de muitos outros profissionais de TI por aí. E bem provável, seja a sua rotina também. Em um mundo e em uma profissão cada vez mais apressada, o que você tem feito para administrar e otimizar o seu tempo em TI?
Hoje em dia, acredito que esse seja um dos problemas mais sérios em TI: a má administração que muitos profissionais de TI fazem do seu tempo. Pesquisando na Internet, é possível encontrarmos vários sites ligados ao tema “Time Management” (Gestão do Tempo). No entanto, são conceitos mais distantes com uma visão mais ampla. Minha ideia na criação deste artigo é compartilhar um pouco com vocês o que EU tenho feito – na prática – para lidar com o problema do pouco tempo que temos no nosso dia a dia.
Já vi caixas de entrada (dependendo, “Inbox”) fora de controle. Coisa de 1.000 (mil) emails não lidos! Como priorizar a leitura dos emails mais importantes e não deixar que a sua caixa de entrada se torne uma missão impossível? Uma das dicas é categorizar/discriminar os emails com base em parâmetros pré-estabelecidos. Todos os softwares mais conhecidos do mercado (Microsoft Office Outlook, Lotus Notes, etc.), possuem o recurso de regras. É possível categorizar/discriminar os emails recebidos criando-se tais parâmetros através do recurso de regras. Dessa forma, você poderá identificar fácil e rapidamente os emails que requerem maior atenção.
Calendário
Se o seu software de Calendário permite-lhe compartilhá-lo, faça-o! Se os outros tiverem acesso ao seu Calendário de alguma forma, poderão visualizá-lo de forma a programar reuniões certificando a sua disponibilidade. Um calendário compartilhado pode evitar vários novos emails ou telefonemas desnecessários.
Textos em geral
Já observou quantas vezes você digita os mesmos textos ou blocos de textos durante o dia? Por exemplo, frases curtas como: “Ok. Vou verificar e nos falamos” ou qualquer coisa parecida. Para facilitar nesse caso, temos o HotKeyz. Ferramenta completamente gratuita para uso pessoal e profissional. Com ela você poderá criar macros que vão automatizar a digitação de textos utilizados com maior frequência durante o dia.
Dê uma olhada mais criteriosa no HotKeyz: com ele, também é possível criar outros tipos de macros, como abrir determinado software.
Comunicador instantâneo
Se a política de sua empresa permite, utilize um bom comunicador instantâneo, de preferência de perfil mais corporativo como o Skype. Dependendo da situação, recados como “o CIO te ligou”, são mais viáveis via algum comunicador instantâneo do que um email.
Gestão de tarefas/pendências
Você se esquece com frequência de anotar solicitações feitas pelos usuários? Às vezes acontece até mesmo com as solicitações feitas pelo seu chefe? Eu acredito que este seja um dos principais pontos a serem atacados. Sem a gestão de tarefas/pendências, as chances de você perder o controle crescem assustadoramente. Tenha sempre a mão alguma ferramenta que lhe facilite a gestão de todas as tarefas/pendências. Alguns softwares de email, como o Microsoft Office Outlook, já possuem recurso nativo (Tarefas). Apesar de simples pode ser de grande utilidade. Também existem soluções mais completas, como o OTRS, que pode fazer a gestão de tarefas/pendências de maneira impecável.
Como o tempo da maioria daqueles que leem esse artigo é curto, vou ficando por aqui. Se você quer mais ideias, mande-me um email! Todos serão respondidos. Tenha em mente que otimizando o seu tempo, terá mais tempo livre, podendo se dedicar mais para outras novas atividades. Com frequência, é importante parar e analisar como tudo é feito. São nessas análises que surgem novas ideias de novas formas para fazer melhor o que já vinha sendo bem feito.
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