Mais do que ser uma ferramenta de economia de custos, os Sistemas de gestão estão se tornando parte da estratégia de crescimento das organizações (Leia aqui o texto sobre o Futuro dos Sistemas de Gestão)
Com uma demanda grande sobre e a necessidade cada vez maior de incorporar mais e mais funções, os sistemas de gestão enfrentaram a consequência natural de abraçar a responsabilidade de integrar a organização: O aumento da complexidade. Instalar um sistema de ERP de médio ou grande porte é um desafio que exige muita atenção aos detalhes e uma excelente visão da operação.
Para lidar com o aumento da complexidade, os sistemas de ERP adotaram um padrão de organização baseados nos ciclos operacionais “end-to-end”. Tal organização facilitou muito a divisão das funcionalidades e a inter-relação entre elas.
Vejamos algumas dos ciclos mais comuns nos sistemas de ERP:
Request to Pay (R2P)
Este ciclo envolve o processo de compras de materiais (produtivos ou não), de serviços ou de ativo fixo, sendo o grande responsável pela integração com a cadeia de suprimento pela possibilidade de troca de informação entre compradores e fornecedores.
Seus principais processos são:
- Cadastramento de fornecedores: Permite o cadastramento do fornecedor com todos os dados necessários à operação.
- Qualificação de fornecedor: Controla o ciclo de homologação e Qualificação do fornecedor de forma a habilitá-lo ao fornecimento de determinado material para o ciclo produtivo da organização.
- Acompanhamento de fornecedores: Acompanha o desempenho do fornecedor em relação às demandas da organização e permite obter informações como desempenho nas entregas e desempenho relacionado a qualidade dos produtos ou serviços entregues.
- Requisição: Permite gerenciar o ciclo de requisição de materiais, produtivos ou não, da organização.
- Cotação: Permite gerenciar o processo de cotação de preços para os materiais, produtivos ou não.
- Compras: Permite gerenciar o processo de compras dos produtos, envolvendo o processo de cotação ou não.
- Recebimento de mercadorias: Permite gerenciar o processo de recebimento de produtos e sua incorporação ao inventário.
- Acompanhamento de serviços: Permite o acompanhamento dos serviços executados pelo fornecedor.
- Pagamento de faturas: Permite gerenciar todo o ciclo de pagamentos a fornecedores.
Um ciclo R2P bem estruturado costuma gerar os seguintes benefícios:
- Eficiência financeira na aquisição de materiais, produtivos ou não, através do aumento de produtividade da área.
- Economia de custos nas operações de compras através da gestão de requisições e compras.
- Otimização do ciclo de entregas dos fornecedores através da gestão de demanda de materiais.
- Redução do tempo de processamento dos pedidos através do fluxo automatizado de informações.
- Otimização do “Straight Through Processing” (STP) através da troca e tratamento de informações de forma eletrônica entre departamentos e entre Comprador/Fornecedor.
- Rastreabilidade total do ciclo de compras de materiais, produtivos ou não.
- Melhoria da qualidade e da acuracidade das entradas de inventário.
- Facilita o processo de auditoria nas compras da organização através do “5-Way Match” – Cruzamento entre Requisição, Pedido, Compra, Recebimento, Pagamento.
- Melhoria de qualidade nas informações contábeis e orçamentárias.
- Fácil implementação de um fluxo de aprovação e de limites de compras.
- Otimização da utilização do fluxo de caixa.
- Facilidade na implementação de “KPIs” para monitoramento de desempenho.
- Aumento de controle sobre gastos internos com material não produtivo.
- Controle sobre a qualidade dos produtos entregues ou serviços prestados.
- Melhoria no acompanhamento da evolução de preços.
- Melhor acompanhamento dos custos do departamento de compras através da análise do ciclo de vida das transações.
- Minimiza os custos de integração entre áreas através da entrada de requisições diretamente nos departamentos requerentes.
- Otimização das atividades operacionais nos armazéns através do acesso as previsões de demanda e recebimento de materiais.
- Melhoria de visibilidade em relação ao planejamento de produção e as compras de materiais por parte dos gestores de produção.
- Melhor Visibilidade em relação ao “Landed Cost”
[Crédito da Imagem: Request to Pay – ShutterStock]
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