Falarei ainda sobre os benefícios de se criar bons cronogramas para seu projeto.
Sendo assim, qual o motivo de se criar um cronograma? Para alguns esta resposta já está mais do que clara, mas para muitos, esta é uma pergunta que não é muito bem respondida.
Por causa da natureza enérgica e fluida das companhias, um dos maiores desafios da gestão de projetos é conseguir atender às expectativas dos clientes e/ou do patrocinador daquele projeto.
Essa natureza enérgica e fluida tem como características:
- Surgimento de novos Stakeholders;
- Evolução da necessidade do negócio;
- Alteração do time do projeto.
É importante observar que em meio a todas as mudanças, o gerente do projeto ainda precisa criar estimativas realistas e (obviamente) cronogramas que levem em conta os fatores condicionantes de desempenho do projeto e também possuam o detalhamento adequado para que seja feito o controle e a geração de relatórios sobre o andamento do mesmo.
Para entender de forma adequada o funcionamento de um cronograma, é preciso entender que ele é uma ferramenta gráfica de planejamento e controle. As atividades a serem executadas durante um projeto ou em um período estipulado são sempre definidas, sendo assim, é possível que cada um dos envolvidos saiba quando sua alocação no projeto foi planejada e ainda define as datas em que são esperadas as diversas entregas do projeto.
Como o próprio título deste artigo sugere, para a criação de um cronograma são necessários, uma dose de arte e com certeza o domínio do tempo.
Desta forma, é de extrema importância que o gerente do projeto crie um cronograma que balanceie as demandas dos envolvidos em relação a tempo, custo e desempenho.
A visão de necessidade de se ter um cronograma estável é de suma importância para o projeto e para a equipe do projeto, pois assim, se torna mais fácil a contribuição para o cumprimento das atividades do projeto e consequentemente para gestão de todas as atividades interdependentes.
A equipe do projeto é imprescindível para identificação e incorporação de alterações derivadas de aperfeiçoamentos técnicos, alternativas de execução e também pelo refinamento do detalhamento das tarefas envolvidas no projeto.
Um ponto muito importante é que tudo isso que foi citado deve ser executado antes de consolidar a linha de base de tempo do projeto. Mesmo um planejamento bem coeso pode ser confrontado com a necessidade de alterações futuras.
E como são as atribuições do gerente de projetos? O gerente de projetos é o principal responsável pelo resultado do projeto e sendo assim, para ser um bom gerente de projetos, é necessário desenvolver habilidades para estimar prazos e desenvolver cronogramas. Dentro deste ponto de vista, as competências em negociação e priorização são de extrema importância.
Existem estudos que afirmam que dentre os recursos que um gerente de projetos deve gerenciar, o tempo é um dos mais importantes (senão o mais importante). É sempre mais fácil perder tempo do que conseguir mais tempo para realizar uma atividade. Outros fatores como: recursos humanos, dinheiro, equipamentos e espaço são mais fáceis de serem adquiridos se as razões forem suficientemente boas, já com relação ao tempo é diferente, com frequência, o gerenciamento do tempo é fator de sucesso ou insucesso de um projeto.
O conselho é: desenvolva cronogramas competentes e tenha em mente: sempre que um projeto atrasa, na maioria das vezes o custo eleva e a satisfação do cliente diminui. Por esse motivo, desenvolva cronogramas competentes:
- Que possam fornecer uma estrutura para documentar a programação do projeto, suas atividades, seus eventos e marcos.
- Que definam por meio da rede de precedência do projeto a ordem de execução dos pacotes de trabalho e suas atividades.
- Que informem aos responsáveis as datas esperadas de início e fim de seus pacotes de trabalho e suas atividades.
- Que proporcionem boa coordenação e comunicação entre os participantes do projeto e os principais stakeholders envolvidos na execução do projeto.
Lembre-se que um cronograma bem feito pode ser a chave para o sucesso de um projeto, um cronograma mau feito pode ser um risco enorme para o sucesso do projeto, mas não ter um cronograma tem grandes chances de afundar o projeto sem nem mesmo ter como entender de onde veio o problema. Assim sendo, sempre que for iniciar seus projetos (profissional ou pessoal) crie seu cronograma e defina corretamente seu plano e para onde deseja ir.
[Crédito da Imagem: Cronograma ShutterStock]
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