“Migramos para o Google Apps há um ano e estamos adorando. Nosso problema de e-mail, agenda e compartilhamento de arquivos foi muito bem resolvido! O problema, no entanto é convencer meus colaboradores que a ferramenta é melhor, instaurar o uso na “cultura da empresa” e treiná-los para saber usar tudo que ele tem a oferecer.”
Este realmente é um dilema que vem preocupando algumas organizações que adotaram o Google Apps em seu ambiente de negócios. Quase sempre a resistência dos colaboradores em utilizar todos os recursos do Google Apps se deve em primeiro lugar ao medo do novo.
A teoria dos Modelos
É um temor natural, pois a nossa natureza nos impôs este comportamento. Desde pequenos nos acostumamos a temer o que não conhecemos, veja por exemplo: “Provavelmente você deve ter aprendido com seus pais o modo seguro de atravessar uma rua, não? Quando você não sabia havia um medo natural disto, porém quando lhe ensinaram a olhar nas duas direções da rua e verificar se não havia carros passando e assim atravessar com segurança, eles criaram um “Modelo”. Depois de você ter aprendido este “Modelo” a atividade de cruzar uma rua já não foi tão ameaçadora, já que você dominava o problema. Desde então você vem colecionando cada vez mais “Modelos” e com isto contornando seus medos.
Assim é com as ferramentas do Google Apps. A maioria dos usuários tem medo de adotar este novo “Modelo”, pois estão acostumados a usar ferramentas instaladas localmente em seus computadores. Foram anos de aculturação neste “Modelo” onde os dados e as aplicações devem estar próximos, ou seja, numa máquina local. Vários usuários já passaram por experiências traumáticas de ter todo seu trabalho perdido quando o HD é danificado, incidência de vírus, catástrofes naturais entre outras causas.
E porque não mudam? Inicialmente por medo, temos medo de tudo àquilo que é novo, mais precisamente “Por não conhecer um novo Modelo”.
Erros mais comuns na adoção do Google Apps
Existem dois tipos de abordagem que não são adequadas quando o Google Apps é implantado:
Só queremos o Gmail
– Usá-lo apenas como repositório de mensagens. Usuários continuam utilizando cliente de correio Outlook e não são estimulados a usarem o Google Docs.
Neste cenário todos os recursos de mobilidade do Google Apps são negligenciados e não há nenhuma vantagem em se utilizar o produto
Agora só usamos Google Apps
– Empresa impõe data limite para extinção de todas as ferramentas de automação de escritório e correio eletrônico, pois irá adotar o Google Apps. Assim, todas as mensagens deverão agora usar o Gmail e os documentos devem ser migrados para o Google Docs.
Neste cenário o pânico se generaliza, pois se não houver planejamento, fatalmente a empresa perderá agilidade e contará com colaboradores insatisfeitos e com mil desculpas por não poder produzir como antes.
Como acertar?
Na verdade a chave para conseguir acertar e não incorrer nos cenários descritos acima é o planejamento. Pensando nisto sugerimos uma metodogia de trabalho que venha atender a demanda de empresas que desejem acertar na implantação da tecnologia de Cloud Computing em seus ambientes de negócios. Chamamos este planejamento de Gestão de Mudanças.
O que é a Gestão de Mudanças?
É um sistema de ações, processos e melhores práticas acumuladas nos anos de experiência de migração, implementação, treinamento e consultoria na melhor forma de usar o Google Apps no ambiente empresarial.
Como funciona?
A Gestão de Mudanças é um conjunto de processos que são implementados numa sequência lógica e que permitem orientar tanto o corpo dirigente da empresa e também os usuários finais no bom uso das ferramentas do Google Apps, apresentando assim às melhores práticas do mundo Cloud Computing.
Processos da Gestão de Mudança
- Entendimentos das Necessidades
- Identificação de usuários chave.
- Treinamento e Acompanhamento
- Atendimento ao usuário
- Métricas
Conclusão
Acreditamos que este modelo pode ajudar as empresas a fazerem uma transição organizada, disseminando gradativamente o conceito de Cloud Computing e gerando elementos multiplicadores de conhecimento, que farão assim o papel de entusiastas da cultura Google Apps no ambiente de trabalho. Enfim, tudo isto porque agora possuem um sólido “Modelo” e já não tem mais o que temer.
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