E quanto se torna entediante essa atividade quando é necessário atualizar os dados, pois é necessário acessar novamente cada sistema, extrair os dados atualizados, na maioria dos casos ajustar o formato desses dados, e reinseri-los na planilha.
Uma solução encontrada para este cenário foi integrar o Excel com o software de banco de dados, no exemplo a ser apresentado o banco de dados utilizado é o Microsoft SQL Server, mas é possível integrá-lo com outros sistemas de bancos de dados.
Você deve estar pensando, como assim integrar o Excel, com o sistema de banco de dados? É isso mesmo, é possível fazer com que a planilha conecte diretamente na base de dados e execute a consulta desejada, assim o usuário estará visualizando na planilha os mesmos dados dos sistemas da empresa. É possível montar a consulta já colocando os dados no formato desejado e o melhor de tudo você só precisa fazer isso uma vez, nas próximas atualizações o único trabalho será clicar no botão atualizar para obter os dados mais recentes.
Sei que isso foge um pouco das regras de boas práticas e que geralmente os sistemas possuem relatórios onde o usuário pode extrair as informações diretamente para o Excel. Mas dependendo do seu cenário este exemplo pode ser bem útil. Sei que existem diversos softwares de ETL e BI que fazem exatamente este trabalho, mas enfim, já caí em cenários onde está solução me ajudou bastante, pois foi muito rápida e praticamente sem custo, fica ai a dica.
A intenção aqui é mostrar a possibilidade, tirando questões burocráticas, vamos ao que interessa.
Como é feito? Crie uma view que retorne exatamente as informações que o usuário necessita; no Excel utilize a aba Dados dentro da sessão Obter dados Externos clique em De Outras fontes; selecione Do SQL Server;
Preencha as informações referentes ao servidor de banco de dados; informe os dados de autenticação; Selecione a View ou Tabela; avance os próximos passos e pronto o Excel irá apresentar os dados desejados. É possível acessar as propriedades da conexão e ajustar a consulta conforme necessidade.
Agora cada vez que o usuário clicar em “Atualizar Tudo” o Excel irá executar a consulta e retornar os dados atualizados, eliminando todo aquele processo entediante.
Espero que tenham gostado do artigo, e que esta dica ajude o dia-dia de vocês.
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