Estabelecer onde quer chegar e de que forma, aumenta muito as chances de ser bem sucedido.
Talvez mais importante do que traçar um plano de ação, seja seguir este plano, quando você não consegue cumprir o cronograma é porque alguma coisa saiu errado na elaboração do mesmo.
Certa empresa gastou quatro dias de reuniões exaustivas. O plano ficou pronto, quando iniciou-se a execução tiveram de ser feitas diversas alterações, no decorrer do projeto muitos imprevistos surgiram e por fim abandonaram o que haviam planejado e começaram a agir reativamente, o resultado final foi um grande prejuízo financeiro e clientes insatisfeitos.
Por que isso aconteceu?
Falta de conhecimento especializado no tema e deficiência na coleta de informações.
Temos disponíveis diversas metodologias , algumas simples outras bem complexas, 3W, 5W, 5W2H e por ai vai, acredito que não devemos ingressar na onda da burocracia, quanto mais simples e objetivo mais facilmente será assimilado pela equipe.
Vamos propor uma linha descomplicada e prática, baseada na experiência com cenários de missão crítica e a conhecida cobrança por resultados da diretoria.
Modelo
- O que (Tarefa a ser realizada)
- Quem (Responsável pela tarefa)
- Quando (Determinar prazo inicial e final para conclusão da tarefa)
- Como (De que maneira será feito)
- Status (Definir se; Iniciado, Parado ou Concluído)
- Detalhes (Atualizar diariamente o andamento da tarefa)
- Valor (Definir o valor agregado a empresa, benefícios que a ação trouxe)
Roadmap Plano de Ação
Estabeleça claramente onde quer chegar e quais metas deseja alcançar, mesmo que sejam vários objetivos, tente resumir para facilitar a visualização da equipe.
Colete dados
Antes de iniciar a construção do plano, reúna informações, sobre tudo que envolve o projeto, até detalhes que parecem insignificantes podem trazer grandes desdobramentos. Identifique todas possibilidades que podem gerar erros e prepare um plano “B” ou até “C”.
Saiba sobre o local, pessoas envolvidas, documentação, implicações legais, logística, tempo estimado para cada etapa, etc.
Elabore o plano
Antes de reunir para criar o plano, divulgue entre os integrantes da equipe as informações coletadas, peça que preparem sugestões, só então reúna todos e passe para o papel.
Divulgue
Após a criação e aprovação do plano pela diretoria, divulgue as metas por toda empresa, todos devem estar envolvidos e contribuir de alguma forma, mantenha-os atualizados do progresso através de mural, informativo, etc.
Execute
Marque a data para inicio do plano, se possível faça um café da manhã ou algo semelhante para o lançamento. Quanto mais atenção você conseguir mais pessoas estarão mobilizadas para suas metas.
Extras
Monitore
Acompanhe diariamente o progresso, peça relatório para todos envolvidos, o relatório faz com que o funcionário se sinta na obrigação moral e profissional de apresentar resultados visíveis. Prepare um mural para que todos tenham visão ampla das etapas concluídas e a concluir.
Motive
Faça um ranking dos funcionários que se destacarem em suas tarefas, mostre a todos, promova e incentive a superação.
Ao fim do projeto colete os relatórios, faça pesquisas de satisfação apresente a diretoria o resultado final. Compare o cenário antes e depois.
Arquive todo material em DVD para posterior consulta.
“Projetos conjuntos têm mais chance de sucesso quando se beneficiam de ambos os lados.” Eurípedes
Sucesso!
[Crédito da Imagem: Plano de Ação – ShutterStock]
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