O estudo “The Critical Need for Enterprise-Graded File Sync and Share Solutions”, elaborado pela Osterman Research a pedido da Intralinks, aponta que 19% dos dados corporativos estão sob controle dos usuários.
Nesse cenário, encontrar soluções seguras, mas que não prejudiquem o dia a dia da equipe está na lista de prioridades da maioria dos executivos: a pesquisa revela que, para 55% dos entrevistados, a substituição de ferramentas de sincronização e compartilhamento gerenciadas por funcionários (conhecidas pela sigla CFSS,consumer-focused file sync and share, em inglês), por alternativas sob o comando do departamento de TI (chamadas EFSS, enterprise-focused file sync & share), é uma prioridade “moderada” ou “muito alta” para os próximos 12 meses.
No entanto, há uma série de questões a considerar para que essa troca aconteça de forma adequada. É preciso compreender a profundidade do problema, implantar políticas de uso adequadas e lidar com funcionários dependentes de sistemas CFSS.
Concluída esta etapa, as organizações devem buscar a substituição por alternativas que possam ser controladas internamente. Embora haja uma grande variedade de funções disponíveis, os executivos responsáveis devem ter em mente 10 características e recursos fundamentais para determinar se suas necessidades de sincronização de arquivos e compartilhamento serão satisfeitas:
- Facilidade de uso é essencial em uma ferramenta EFSS, já que a maioria das ferramentas controladas por usuários oferece interface simples, de fácil utilização e capacidade de sincronização.
- Qualquer solução EFSS deve ter uma boa governança de informações, uma vez que a principal razão para substituir ferramentas controladas por usuários é se adaptar às melhores práticas legais e regulatórias.
- Recursos como gerenciamento de direitos da informação são altamente vantajosos, pois permitem que uma organização controle o conteúdo onde quer que ele esteja armazenado, em todos os seus estágios.
- É essencial garantir que o controle do conteúdo corporativo fique com o departamento de TI e, ao mesmo tempo, que os usuários trabalhem com os dados de que precisam.
- Soluções EFSS normalmente oferecem opções de storage em nuvem, no local de armazenamento, ou uma combinação de ambos. Não há uma abordagem “correta” a esse respeito, mas os dados altamente sensíveis normalmente devem ser guardados localmente ou gerenciados por um modelo de cloud privada.
- A propriedade das chaves para criptografia de dados é importante para determinar o nível de segurança dos dados corporativos. Se elas forem geradas por terceiros, podem ser interceptadas – o que não é um procedimento adequado para diversas organizações.
- Qualquer solução corporativa deve integrar-se bem com a infraestrutura de TI, como o e-mail corporativo. Isso permite que o conteúdo seja automaticamente (ou, pelo menos, facilmente) transferido por sistemas EFSS, sem falar na interface com sistemas de criptografia, autenticação, backup, gestão de mobilidade, segurança, colaboração, etc.
- Uma solução EFSS deve apresentar recursos como trilha de auditoria, capazes de garantir que informações sensíveis ou confidenciais sejam rastreáveis a qualquer momento; proteção de dados contra adulteração; segurança contra invasão externa e infecção de arquivos com malware; controles de acesso robustos.
- Muitas soluções EFSS contam com seu próprio sistema de armazenamento, enquanto outras são compatíveis com os sistemas de storage corporativos e mesmo com os CFSS existentes – estas podem ser utilizadas como ponte entre o uso de dados corporativo em conjunto com dados controlados por usuários finais.
- Por último, a solução deve ser escalável, exigir o mínimo de mão de obra de TI em sua gestão e o mínimo de treinamento para que os novos usuários a assimilem rapidamente.
[Crédito da Imagem: Compartilhamento de Informações – ShutterStock]
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