“Ajuste fiscal” nas despesas de TI

No atual contexto de crise econômico-financeira é preciso ter certeza que estamos pagando só as despesas de TI cabíveis, ou seja, aquelas que são necessárias para suportar adequada e eficientemente os Negócios da Companhia. O escrutínio regular e frequente da pauta de despesas é tão necessário quanto precisamos cortar nossas unhas. Essa ação, no momento atual, é indispensável; ela não pode ser deixada para depois, precisa ser feita já e agora.

Esse desafio torna-se maior, já que temos que olhar a TI que suporta e opera o legado e a TI digital. O outro desafio a ser enfrentado é a atualização tecnológica permanente, a custos compatíveis, para atender às crescentes e constantes mudanças e evoluções do ambiente de negócios da Companhia.

Apresento um roteiro de trabalho em 4 etapas para nos assegurarmos que as despesas de TI estão e estarão permanentemente adequadas.

Para tanto considere sua base instalada de SW básicos, SW aplicativos, HW, Infra de Telecom e Serviços contratados, que compõe o orçamento das despesas de TI, sem considerar as despesas com pessoal. Vamos chamar de elemento um SW básico, um SW aplicativo, um HW, um equipamento ou o fornecimento regular e periódico de um serviço contratado.

Você vai precisar de pessoal da sua área – TI e pessoal de Compras/ Suprimentos/ Sourcing. Essa equipe precisa ter grande experiência e conhecimento da base instalada e, também, da oferta existente no mercado de elementos novos que possam trazer mais eficiência para a base. Recomenda-se utilizar a curva ABC para priorizar os itens mais expressivos a serem atacados em primeiro lugar.

A primeira etapa é confrontar o que está instalado com o que está contratado. Podemos encontrar elementos da base que estão contratados e que não estão sendo utilizados, mas estão sendo pagos pela empresa. O elemento que for considerado desnecessário deve ser descontratado/ desativado, reduzindo a despesa. Esta questão remete ao controle completo e adequado dos elementos existentes e da situação deles: (a) dos serviços contratados e recebidos? (b) das licenças de SW? (c) das garantias de HW? (d) dos HW locados? (e) SW que não estão sendo utilizados?  (f)  SW que estão superados ou obsoletos e podem ser trocados por novos que são mais completos e mais baratos?

A segunda etapa é verificar se o faturamento dos fornecedores dos elementos da base está sendo feito corretamente. Faturamentos indevidos e a mais do que o contratado devem ser corrigidos antes de serem pagos ao fornecedor. Em alguns casos, conclui-se que a revisão deve ser estendida aos faturamentos dos últimos períodos; pode resultar, também, na devolução dos valores pagos a mais ao fornecedor. As áreas de faturamento dos fornecedores não são um primor de organização, acurácia e qualidade: por incrível que pareça elas erram (por exemplo, Telecom). São comuns cobranças indevidas e cobranças devidas extemporâneas.

A terceira etapa aborda o atingimento ou não dos níveis de serviço e dos indicadores contratados e o impacto nos Negócios. Esse trabalho deve e precisa ser feito rotineiramente. Os resultados atingidos resultam em bônus ou em penalidades para o fornecedor. É preciso verificar, de acordo com o contrato, se a devida consequência financeira foi refletida, para mais ou para menos, no faturamento. Pode-se ter que revisar (criar, eliminar e acertar) o leque de níveis de serviço e de indicadores para melhorar o atendimento às necessidades do Negócio.

A quarta etapa, aborda o médio prazo da evolução tecnológica da base versus as necessidades do negócio. É preciso verificar se existem elementos da base instalada para os quais já existe no mercado oferta de versões/tipos/modelos/etc. mais atualizados e mais eficientes, ou seja, mais baratos e fazendo mais e melhor para atender o Negócio. Esta revisão, certamente, indicará vários elementos a serem trocados, obtendo-se mais e melhor desempenho por menos despesa.

[Crédito da Imagem: Despesas de TI – ShutterStock]