Vocês já tiveram a sensação do que o tempo está passando mais depressa? Talvez seja somente uma percepção devido ao altíssimo volume de informações que recebemos diariamente seja pela internet, celular, e-mails, redes sociais, jornais, televisão, no dia-a-dia no trabalho, no convívio com a família, amigos, filhos. “Tudo ao Mesmo Tempo Agora” (Titãs, 1991). Porém, em algum lugar não muito distante no século passado, as coisas eram um pouco diferente, não?

Peter Drucker afirmou: “Tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que ele seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado”.

Na Conferência das Nações Unidas sobre Desenvolvimento Sustentável (Rio+ 20) Conferência Rio+20, o Secretário-Geral da ONU, Ban Ki-moon, ratificou esta percepção afirmando: “Nosso recurso mais escasso é o tempo”, porém no final da conferência, para muitos ficou a sensação de que foi perdida uma oportunidade única para que os governos chegassem a acordos sobre ações concretas em relação aos impactos em nossas vidas das mudanças climáticas. Tempo precioso e caro desperdiçado.

No gerenciamento de projetos não é diferente, tanto que a gestão do tempo no projeto e a gestão de custos são as áreas mais visíveis e sensíveis ao projeto, sem sombra de dúvida. Vale observar que a disciplina de gerenciamento do tempo está ligada a todas as outras disciplinas do gerenciamento de projetos.

Vejam alguns itens do Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil, Project Management Institute – Chapters Brasileiros em 2011, associados ao gerenciamento do tempo:

• Dentro dos aspectos considerados na metodologia de gerenciamento de projetos das organizações, Tempo aparece em 1º lugar (98,8%), seguido de Escopo (96,6%) e Custos (83,3%).
• Não cumprimento de prazos foi o segundo item mais citado em relação aos problemas mais frequentes nos projetos das organizações (67,9%).
• O Cronograma (95,0%) foi o item mais citado em documentos e práticas usadas nas metodologias de gerenciamento de projetos.
• O MS-Project foi considerado o software mais usado para gerenciamento de projetos (74,8%).
• A feature mais importante nos softwares para gerenciamento de projetos foi Schedule (cronograma) 91,8%.
• Frequência em que ocorrem problemas com (gerenciamento do) tempo nos projetos:

.Sempre: 9%
.A maior parte do tempo: 52%
.Raramente: 38%
.Nunca: 1%

Os percentuais indicados representam % das organizações que citaram cada item.

Apesar do gerenciamento do tempo estar presente em 98,8% nas metodologias de gerenciamento de projetos das organizações, 61% das organizações tiveram problemas frequentes com esta disciplina nos projetos. Interessante, não é mesmo?

A existência em si de metodologias de gerenciamento de projetos nas organizações considerando a disciplina de gerenciamento do tempo, não garante que não existam problemas na execução dos projetos.  Pode ser que haja outro problema implícito nesta observação: processos são definidos, mas não estão sendo seguidos.

O gerenciamento do tempo contempla a definição de atividades, sequenciamento, definição de recursos por atividade, estimativa de duração e desenvolvimento e controle do cronograma (Barcaui, 2007). Mas por que será que é tão complicado administrar, gerenciar o tempo nos projetos? E em nossas vidas, em nossas atividades no dia-a-dia, é diferente?

Talvez uma das causas deste problema seja não dar a devida atenção necessária ao planejamento. Planejar o projeto de acordo com suas características, escopo, nível de detalhe de informações e recursos disponíveis, etc.

Invariavelmente somos pressionados pelo tempo. Quantas vezes não ouvimos estas perguntas, questionamentos?

• “A proposta/o projeto é para ontem!”;
•  “Esta atividade é para agora, onde está o seu senso de urgência?”;
• “E o prazo, qual é o prazo, atrasou novamente?”

Para projetos longos, uma alternativa seria utilizar, por exemplo, o Planejamento em Ondas Sucessivas (Rolling Wave Planning), quando o planejamento é mais detalhado no curto prazo e menos no longo prazo. Esta estratégia é um dos pilares no desenvolvimento de projetos ágeis.

Uma abordagem que merece atenção durante o desenvolvimento dos cronogramas dos projetos é a Corrente Crítica (Critical Chain). A Corrente Crítica foi apresentada por Goldratt (1997) e sustenta-se nas premissas e conceitos da Teoria das Restrições (TOC – Theory of Constraints) do próprio autor.

Conforme Goldratt (1997), as incertezas inerentes aos projetos são a principal fonte de problemas no gerenciamento de projetos, assim como propõe que o primeiro passo é a definição da restrição do sistema, ou seja, a Corrente Crítica, uma vez que esta determina a duração do projeto.

Outro fator que pode influenciar na falta de cumprimento com os prazos estabelecidos para o projeto é o acúmulo de atrasos e o desperdício das antecipações das atividades. (Cohen; Madelbaum; Shtub, 2004).

Goldratt (1997) também apresenta três fenômenos que interferem na execução das atividades, quando estas possuem seguranças em suas estimativas de duração:

• A síndrome do estudante: o qual consiste em esperar até o último momento para iniciar uma atividade.
• Multitarefa nociva: trata-se de uma consequência gerada pelo ambiente em que diversos projetos são desenvolvidos paralelamente.
• Lei de Parkinson: que consiste no princípio de que as atividades tendem a se expandir e ocupar o tempo disponível.

Já repararam quantas vezes os fenômenos descritos acima aconteceram em nossos projetos?

Vale lembrar que um cronograma,assim como o plano de projeto, uma lista de atividade, planilha de riscos, são artefatos vivos, que precisam ser mantidos, revisados, atualizados, ajustados constantemente durante o ciclo de vida do projeto.

Para auxiliar nesta tarefa árdua algumas sugestões seriam: atenção à organização, disciplina e foco, aplicando-as a execução de processos definidos, melhoria continua dos processos, adaptações dos processos à realidade dos projetos, administração do tempo na execução de atividades, entre outras ações possíveis.

O tempo, este nosso recurso mais escasso, está passando rapidamente seja ele no prazo do projeto em andamento, na atividade que não foi concluída hoje, naquela pendência que deixamos para resolver amanhã. O tempo escorre pelas mãos, num piscar de olhos. “O Tempo não Para” (Cazuza, 1988).

O que estamos fazendo para gerenciar melhor o tempo nos projetos, nas nossas atividades no dia-a-dia, nas nossas vidas e relações?

E já que falamos sobre tempo, para concluir, um trecho da música “Time” do Pink Floyd:

….

“Every year is getting shorter, never seem to find the time

Plans that either come to naught or half a page of scribbled lines

Hanging on in quiet desperation is the English way

The time is gone, the song is over, thought I’d something more to say”….

Até a próxima.

FONTES

• Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil, Project Management Institute – Chapters Brasileiros (http://pmsurvey.org/).  2011.
• PINK FLOYD, “Time”, R. Waters, D. Gilmour, R. Wright, N. Mason. The Dark Side of the Moon. London: 1973.
• CAZUZA, “O Tempo não Para”, Ashman, Arnaldo Brandão, Cazuza. O Tempo não Para – ao vivo. Rio de Janeiro: 1988.
• TITÃS, ”Tudo ao Mesmo Tempo Agora”. Rio de Janeiro: 1991.
• BARCAUI, L. E., et al. Gerenciamento do tempo em projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2007.
• GOLDRATT, E. M. Critical Chain. Boca Raton: North River Press, 1997.
• COHEN, I.; MADELBAUM, A.; SHTUB, A. Multi-Project Scheduling and Control: A process-based comparative study of the Critical Chain Methodology and some alternatives. Project Management Journal, v. 35, n. 2, p. 39-50, 2004.