Introdução
Toda mudança é bem vinda, o que precisamos é gerenciá-las da maneira apropriada para que estas não impactem negativamente o projeto.
Neste contexto, o Gerenciamento e Controle de Mudanças não se trata da prevenção a mudanças, mas sim da identificação e gerenciamento de possíveis mudanças que possam vir a ocorrer no projeto, realizando-se uma análise do possíveis impactos no orçamento, cronograma, escopo e qualidade. O Gerenciamento de Mudanças garante o gerenciamento pró-ativo das mudanças conforme elas ocorrem, além de garantir que estas mudanças serão gerenciadas durante todo o projeto. Deste modo, podemos dizer que a finalidade do Gerenciamento de Mudanças é assegurar que as mudanças em um projeto sejam consistentes e que os envolvidos sejam informados do estado do produto, das mudanças feitas e dos impactos gerados por essas mudanças em relação a custo e esforço.
Origem das Mudanças
Um projeto deve sempre estar preparado para tratar mudanças, pois elas sempre ocorrerão. Tanto que no desenvolvimento de aplicações de software aconselha-se a implementar as soluções preparadas para mudanças utilizando-se Engenharia de Software.
Todas as solicitações de mudanças deveriam ser apresentadas formalmente e gerenciadas através de processo de controle de mudanças. Podemos listar as origens de mudanças abaixo:
- Solicitação dos envolvidos no projeto.
- Recomendação dos membros da equipe.
- Atrasos em atividades do cronograma.
- Necessidade de retrabalho.
- Mudanças legais.
- Necessidade de medidas corretivas/preventivas no projeto.
- Evento externo, tal como evento legal ou concorrência.
- Erro ou omissão da definição original do escopo do produto.
- Erro ou omissão da definição do projeto.
- Dificuldade com fornecedores.
- Prazos, orçamentos, re-planejamentos, equipe.
- Escopo.
Impactos das mudanças
As mudanças podem causar vários impactos no projeto e/ou no produto final a ser entregue por ele. Podemos listar mudanças gerando impactos nos seguintes itens:
- Custos.
- Prazos.
- Qualidade.
- Riscos do projeto.
- Satisfação do cliente.
Analisando esta relação, torna-se muito claro da importância de tratarmos solicitações de mudanças e a respectiva implementação das mesmas adequadamente, para podermos gerenciar corretamente nossos projetos sem impactos negativos, apenas com impactos positivos.
Não podemos como gerente, simplesmente sair atendendo solicitações de mudanças nos projetos por nós gerenciados, sem realizar o gerenciamento das solicitações destas mudanças.
Antes de mais nada se pergunte, quem solicitou a mudança tem autoridade para solicitar mudanças? Quais são os impactos da mudança no projeto? Quem vai pagar a conta dos custos da mudança concorda e aprova a mesma? A mudança realmente necessária?
Processo de Gerenciamento de Mudanças
Com a finalidade de termos um Gerenciamento de Mudanças adequado, precisamos definir um processo para realizar o tratamento das mudanças em projetos, selecionar ferramentas para serem utilizadas neste processo e definir envolvidos no projeto que deverão ser utilizados para gerenciar todas as mudanças que venham a ocorrer durante a execução do projeto. Neste planejamento, devemos prever todo o fluxo da mudança desde sua solicitação, definindo quem de fato tem alçada para solicitar mudanças, como elas deverão ser aceitas e tratadas e como serão realizadas as análises de impacto destas mudanças no projeto.
A figura apresentada neste artigo, sugere u m processo que pde ser utilizado para gerenciamento de mudanças em projetos de software.
Subprocesso Formalizar e enviar solicitação de mudança
Toda mudança deve ser formalmente apresentada e aprovada pelo gerente e equipe do projeto e pelos impactados pela mudança antes de ter sua implementação realizada. Deste modo, após o envolvido no projeto detectar necessidade de mudança ele deve solicitar a mudança formalmente utilizando-se do processo de gerenciamento de mudanças da institucionalizado. Este processo é iniciado quando o solicitante preenche Formulário de Requisição de Mudança e envia o mesmo para o Comitê de Controle de Mudanças ou gerente do projeto, responsável pelo tratamento das mudanças.
Subprocesso Receber e analisar Formulário de Requisição de Mudança
Este subprocesso é responsável por classificar a prioridade da mudança e realizar uma validação do correto preenchimento do formulário e do solicitante da mudança. Caso o solicitante não possua alçada para solicitar mudanças ou o preenchimento da solicitação esteja inadequado, mensagem é enviada para o solicitante informando que a solicitação foi rejeitada.
Subprocesso Analisar impactos da mudança
A análise de impactos da mudança é realizada pelo gerente e equipe do projeto, pelo cliente e pelo Comitê de Controle de Mudanças, se houver. A partir do Formulário de Requisição de Mudança, é criado o Relatório de Controle de Mudança que será utilizado durante todo o tratamento da solicitação. Neste relatório serão registrados os impactos da mudança e estimativas de tempo, esforço e custo para implementar a mesma. Análise de impacto relacionado a riscos, qualidade e negócios também é realizada, sendo desenvolvida proposta de solução para atender à mudança solicitada.
Subprocesso Aprovar e atribuir mudança
Após a realização da análise de impactos da mudança e seu registro no Relatório de Acompanhamento de Mudança devemos submeter à solicitação a aprovação antes de iniciar seu desenvolvimento. Desta aprovação participam o cliente, o gerente e a própria equipe do projeto, além de todos os envolvidos impactados pela mudança.
Subprocesso Implementar mudança
Após recuperação dos Itens de Configuração do envolvidos na mudança a mesma deve ser implementada. Deve-se atentar que a mudança geralmente afeta diversos Itens de Configuração (ICs) do projeto e não apenas o software em desenvolvimento. Observe que mudanças podem impactar o gerenciamento de escopo, de riscos do projeto e no próprio Plano de Projeto de Software. Deste modo, o gerente de projetos deve atualizar alguns planos de gerenciamento.
Comunicar mudança
Após a finalização da implementação da mudança, deve-se ter o cuidado de comunicar que ela foi implementada, testada e incorporada no projeto. Para os envolvidos técnicos no projeto é interessante além da descrição da mudança listar os ICs alterados na mudança e para o cliente apenas a relação do que foi efetivamente alterado.
Próximos passos
Estarei publicando novo artigo tratando o Plano de Gerenciamento de Mudanças, que é um artefato previsto no PMBoK e que deve ser elaborado pelos gerentes de projeto. Tambem estarei falando sobre o artefato Relatório de Controle de Mudanças. Não perca.
[Crédito da Imagem: Mudança – ShutterStock]