Gerência de Projetos

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Como a área de TI vem trabalhando para manter as “lições aprendidas” a cada implementação de projetos?

publicado por Gustavo Rosa

Como sua Empresa anda cuidando do conhecimento que ela produz a cada dia? Como a área de TI vem trabalhando para manter as “lições aprendidas” a cada implementação de projetos? Muito se falou a uma década atrás da importância da Gestão do Conhecimento, autores importantes, como DRUCKER, NONAKA, TAKEUSHI, destacaram a importância de se estabelecer uma gestão do conhecimento estruturada dentro das empresas, mas quase sempre podemos ver que as empresas acabam relaxando e não dão a devida importância para o tema.

As Consultorias de projetos de TI têm se especializado na implantação de Sistemas Corporativos e prometem ter a chave de sucesso para uma implantação eficiente, segura, com qualidade, on-time e on-budget, mas quase sempre atrasam nas entregas e afetam os planos de investimentos. Nós sabemos porque isto acontece! São projetos que subestimam a importância do capital intelectual. Como se costuma ouvir, “As pessoas são o maior patrimônio da empresa”; então o que as empresas estão fazendo para reter o conhecimento de seus colaboradores?

No momento da formação da equipe do projeto, devemos buscar com atenção redobrada, os recursos que realmente conhecem o negócio da empresa e que poderão com exatidão levantar todos os processos e atividades necessários para que o Sistema funcione corretamente e seja o retrato perfeito daquilo que foi planejado desde o início do projeto.

Devemos assegurar que todo esse conhecimento utilizado durante o transcorrer do projeto, esteja documentado de alguma maneira e de fácil acesso. Quase sempre temos a necessidade de realizar testes no Sistema, seja por novos desenvolvimentos ou correções e até mesmo por mudanças de versões, então porque não criar uma base de cenários de testes para que as mesmas possam ser reutilizadas futuramente! Quase sempre nos deparamos com a situação que somente um determinado usuário sabe como executar aquele processo ou aquela transação, e quando não é feito uma passagem de conhecimento (KT: knowledge transfer) a outras pessoas da área, ninguém mais sabe como operar o Sistema e atingir o resultado esperado.

Vejo que algumas empresas têm se esforçado para que isto não aconteça, buscam a criação de um papel conhecido como “key-user”, que devido ao seu forte conhecimento e experiência, trata de fornecer todos os detalhes necessários de como operar o Sistema, documentá-lo, dar suporte e até treinar outras pessoas de sua área. A área de TI por sua vez busca a criação de um “Portal do Conhecimento” que têm a finalidade de manter documentado, estruturado e de fácil acesso todas estas “aulas” para futuros usuários serem treinados, ou como simples base de consulta ou reutilização em novos projetos. Neste Portal também é possível a realização de fóruns de discussão, postagens de dicas, participação de prêmios entre outras funções. Mas não pensem que o caminho é fácil, a alta administração tem que estar consciente da importância deste trabalho, do valor que ele irá agregar à empresa, existem investimentos de ambos os lados, seja do Business em disponibilizar tempo e reconhecimento para que os ”key-users” realizem este trabalho, bem como do lado de TI para prover a tecnologia correta para gerir e manter toda esta informação segura e de fácil acesso.

Então é isso, parece que realização da gestão do conhecimento de processos da empresa é um bom caminho para evitar desperdícios para a empresa; fazendo certo, você economiza no tempo de implantação, assegura o planejamento financeiro do projeto e no final vai ter um projeto de sucesso, sem stress e com todos contentes do resultado final, pense nisto e incentive esta proposta.

 

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Autor

Gustavo Rosa é Gerente de Projetos de TI na Johnson & Johnson, trabalhando a mais de 20 anos na área de TI, larga experiência na implantação de Sistemas SAP (R/3, CRM, APO) na America Latina, Mexico e Caribe, Sistemas de Workflow e da área de Suprimentos. Possui MBA Executivo em Gestão Empresarial pela FGV e John H. Sykes College of Business (Tampa-FL).

Gustavo Rosa

Comentários

1 Comment

  • Olá Gustavo,
    Seu ótimo artigo demonstra uma situação comum em nosso país e em algumas empresas europeias. Não que nos USA não existam empresas com este tipo de problema. Sim,existem,mas a própria cultura “by the book” deles e a fiscalização, faz com que a maioria fique nos trilhos.
    “As pessoas são os maiores patrimônios da empresa”
    Esta ainda é e será a grande verdade,porém muitas empresas pecam e sobressaem negativamente em dois aspectos:
    1)- Não dão valor apropriado ao patrimônio humano, reconhecendo,incentivando,dando formação e informação.
    2)- Somente um colaborador conhece a fundo aquele sistema e/ou aplicativo,deixando a companhia à mercê do “Cara”

    Há uns quinze anos,enfrentei este tipo de situação descrita em seu artigo, e ratifico suas palavras; “Não é fácil mudar”
    Foram anos de longas mudanças culturais para modificar o modelo existente: “O sistema tá pronto a documentação entrego depois”, e implementar um novo processo de documentação para um modelo semelhante ao que você descreve.
    Documentação faz parte de um processo grandioso que mexe com a cultura da empresa e dos colaboradores e tem de estar presente desde o desenvolvimento de um produto até a implantação no processo produtivo. E mesmo estando a “coisa” viva e em produção,atualizações também devem fazer parte do processo de documentação. Não esquecendo que dentro deste processo está incluso a disseminação de conhecimento para que a empresa não seja pega de calças curtas quando “O cara” sair da empresa.
    Parabéns pelo artigo.
    Abraços
    Rapanelli

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