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A necessidade de Comunicação na Empresa

publicado por Ruggero Ruggieri

Comunicar é intercambiar – De fato, em sentindo estrito, o ato de comunicar corresponde a entregar a alguém algo que possuímos, no caso de uma informação. Segundo as definições, o processo no qual um emissor transmite uma informação a um receptor. Entende-se por comunicação diálogo, que por sua vez implica a cada um dos interlocutores aceitar o outro como pessoa diferente e autônoma.

A comunicação na empresa

A competitividade é a chave da sobrevivência da empresa. A alta direção preocupa-se, sobretudo com a produtividade, para isso é necessário uma eficácia do trabalho humano mediante ao aperfeiçoamento dos métodos, processos e procedimentos eficazes.

O fator humano é condicionalmente para o funcionamento da empresa para atuar com sentindo de responsabilidade (motivação) ou a aceitar os objetivos propostos. Sabe-se que ninguém mais duvida de que é difícil uma empresa se desenvolver-se sem levar em conta os indivíduos que a integram e sem motivá-los para conseguir uma atitude responsável e ativa.

A comunicação é o fator preponderante nas empresas, com ela permite que o indivíduo se situe no interior da atividade da empresa, se integrando com os objetivos da empresa.

PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

Processo de comunicação - 1

A comunicação para que ela aconteça, a empresa precisa utilizar estes meios tornando-as operacionais para que ocupem seu lugar entre os instrumentos de gestão dentro das empresas. Tem que torná-la um fator de conhecimento de todos e em todos os níveis hierárquicos da empresa.

A comunicação operacional

Podemos dizer que a comunicação operacional seria a transmissão direta (hierárquica) ou mediante diferentes apoios de mensagens e idéias com o propósito de induzir determinada transformação na opinião e na atitude dos interessados, ou a fim de modificar determinada atitude. Esta reciprocidade operacional permite que de um lado, a transmissão correta da informação de um emissor a um receptor a fim de que este a entenda e adote o comportamento e as ações esperada.

A necessidade de informação a hierarquia reconhece a liberdade de expressão do pessoal, na certeza de que tal liberdade de expressão não tem por que supor uma perda de poder ou prestígio.

Processo de comunicação

Processo de comunicação

Comunicação na Empresa

A comunicação na empresa precisa estar em lugar de destaque, pois ela não é mais que um instrumento de gestão, devendo assim ocupar um lugar na gestão global da empresa, da qual não é mais do que um aspecto ou um acessório. Na era da informação a comunicação é à base de conhecimento de todos os setores. As pessoas têm cada vez menos tendência a atuar de forma passiva. Não desejam apenas receber informações para entender o seu trabalho, mas também para criticar construtivamente as diretrizes que recebem e tomar as iniciativas necessárias no seu trabalho. Em outras palavras, acabou a época em que o chefe podia ordenar tranquilamente a seu subordinado: “faça o que eu lhe digo e não busque explicações” Época em que se ouviam muito as seguintes frases “A direção decidiu que…” , ou “vocês estão aqui para fazer um trabalho, não para fazer perguntas…”. Com a era da informação os trabalhadores procuram compreender cada vez mais, e a direção tem a tarefa de induzir os trabalhadores para o desenvolvimento para uma obediência inteligente e a tomar todas as iniciativas.

A comunicação participativa a tendência é o desaparecimento de rumores, tensões e dificuldades, com isso os trabalhadores sentem-se mais solidários com a sua equipe de trabalho e as responsabilidades tornam-se favor dos interesses da empresa, e, por conseguinte, de seu próprio interesse.

Descentralização da comunicação

As estruturas das empresas evoluem em direção a uma maior descentralização da comunicação. Esta descentralização implica o fluxo de informação em ambos os sentidos: um fluxo descendente de informação sobre objetivos e resultados e um fluxo ascendente que permita o controle. A informação faz parte dos materiais de que todo indivíduo precisa para conceber e executar sua tarefa, e para que seus colegas possam continuá-la.

Numa época de competição de mercado, a empresa dever ser suficientemente ágil para responder às exigências. As estruturas, sua organização e seus métodos de trabalho devem fomentar a agilidade e a constante inovação. Contudo, a agilidade e o espírito de inovação só podem provir de trabalhadores motivados e inteligentes, isto é, bem informados e que saibam comunicar-se constantemente entre si. Existem inúmeras empresas que gozam de uma política eficaz em sua comunicação e que são dominantes em seu mercado, em contra partida algumas que não usam esta política de comunicação sucumbem rapidamente quando não conseguem se adaptar-se às novas exigências do mercado devido a sua rigidez organizacional e à sua gestão excessivamente burocrática.

A figura abaixo – Ponte de Fayol – podemos entender bem as diferenças de uma empresa burocrática com uma empresa flexível que permite conciliar a executividade da ação e o respeito pela hierarquia.

Ponte de Fayol

Ponte de Fayol

Suponhamos que se trata de relacionar o serviço F com L de uma empresa cuja hierarquia está baseada na dupla escala G a A e de M a A. Segundo Fayol, seguindo a linha hierárquica seria necessário subir a escala de F até A, para depois descer a escala de A até L, e depois retorná-la de L a A, e voltar a descer de A a F para regressar ao ponto de início. E porque não seguir de F até L através do atalho F-L, que é o mais comum. O princípio hierárquico fica salvaguardado se os chefes E e K autorizarem F e L a entrarem em contato direto e estes informarem seus chefes sobre o fato comum de acordo.

Podemos dizer que a flexibilização é o ponto de controle entre as exigências de execução rápida, mas que permite conciliar a executividade da ação e o respeito pela hierarquia em si.

Conclusão
A dificuldade de uma política de comunicação e de participação ativa do pessoal de gestão são reais, todavia, não deveria servir de pretexto para a passividade, já que as desvantagens de falta de comunicações são ainda maiores:

  • aparecimento de boatos internos ou externos que agravam as tensões e podem degenerar em conflitos, quando não em crises.
  • menor rendimento devido à compartimentação excessiva entre os indivíduos e os departamentos, e a falta de comunicação hierárquica.
  • passividade dos quadros e de pessoal devido a sua rejeição em aceitar os objetivos da empresa e as respectivas diretrizes, dando a desconhecimento dos objetivos e as incongruências que percebem ou crêem perceber, os trabalhadores adotam uma atitude de ironia e distanciamento, ou até mesmo de oposição a empresa, com declarações desmoralizantes, tanto no interior como no exterior.
  • má qualidade do produto vendido ou serviço prestado, alguns trabalhadores não motivados, por não estarem informados e comunicados, pouco interesse terão em fazer esforços suplementares para satisfazer o cliente.

Em contrapartida as empresas atuais, na sua dinâmica e na sua inovação utilizam o conceito de conciliação ou participação. Esses processos atuais desenvolvem técnicas de gestão inspiradas como base na informação e na comunicação: direção por objetivos, gestão por centros de ganhos, equipes autônomas, desenvolvimento de tarefas e metas etc.

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Autor

Gerente de Projetos SR., atua há mais de 20 anos na área de TI no seguimento do Governo do Estado de São Paulo. Desenvolveu atividades de desenvolvimento de Software para empresas brasileiras e multinacionais, tendo participando no Brasil e no exterior em projetos de TI de diversos segmentos como Educacional, Financeiro, Saúde, Tributário e Terceiro Setor. Professor de Pós-Graduação na UNINOVE nos cursos de Qualidade, Gerencia de Configuração, Requisitos, Gerenciamento de Projetos e Processo de Desenvolvimento Ágil Formado na PUC de Campinas, Pós-Graduação em Administração Hospitalar (Univ.São Camilo), Gerenciamento de Projetos (UNICAMP), Projetos Estruturados (USP), Ciência, Tecnologia e Inovação (USP). MBA em Gestão de TI na FIAP e Programa de Desenvolvimento Gerencial com foco em liderança estratégica - FIA, atualmente aluno de MESTRADO da UNINOVE na área de Gestão do Conhecimento. Formado em COACH para SBC - Sociedade Brasileira de Coaching e Master COACH pelo escola RICCOACHING.

Ruggero Ruggieri

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