O ERP e os ciclos operacionais – Request to Pay (R2P)

publicado por Paulo Planez

Os sistemas de gestão evoluíram muito desde que foram desenvolvidos os sistemas de MRP. De lá para cá incorporaram mais funcionalidade, focaram na integração dos departamentos e agora estão assumindo uma função cada vez mais estratégica.

Mais do que ser uma ferramenta de economia de custos, os Sistemas de gestão estão se tornando parte da estratégia de crescimento das organizações (Leia aqui o texto sobre o Futuro dos Sistemas de Gestão)

Com uma demanda grande sobre e a necessidade cada vez maior de incorporar mais e mais funções, os sistemas de gestão enfrentaram a consequência natural de abraçar a responsabilidade de integrar a organização: O aumento da complexidade. Instalar um sistema de ERP de médio ou grande porte é um desafio que exige muita atenção aos detalhes e uma excelente visão da operação.

Para lidar com o aumento da complexidade, os sistemas de ERP adotaram um padrão de organização baseados nos ciclos operacionais “end-to-end”. Tal organização facilitou muito a divisão das funcionalidades e a inter-relação entre elas.

Vejamos algumas dos ciclos mais comuns nos sistemas de ERP:

Request to Pay (R2P)

Este ciclo envolve o processo de compras de materiais (produtivos ou não), de serviços ou de ativo fixo, sendo o grande responsável pela integração com a cadeia de suprimento pela possibilidade de troca de informação entre compradores e fornecedores.

Seus principais processos são:

Cadastramento de fornecedores: Permite o cadastramento do fornecedor com todos os dados necessários à operação.
Qualificação de fornecedor: Controla o ciclo de homologação e Qualificação do fornecedor de forma a habilitá-lo ao fornecimento de determinado material para o ciclo produtivo da organização.
Acompanhamento de fornecedores: Acompanha o desempenho do fornecedor em relação às demandas da organização e permite obter informações como desempenho nas entregas e desempenho relacionado a qualidade dos produtos ou serviços entregues.
Requisição: Permite gerenciar o ciclo de requisição de materiais, produtivos ou não, da organização.
Cotação: Permite gerenciar o processo de cotação de preços para os materiais, produtivos ou não.
Compras: Permite gerenciar o processo de compras dos produtos, envolvendo o processo de cotação ou não.
Recebimento de mercadorias: Permite gerenciar o processo de recebimento de produtos e sua incorporação ao inventário.
Acompanhamento de serviços: Permite o acompanhamento dos serviços executados pelo fornecedor.
Pagamento de faturas: Permite gerenciar todo o ciclo de pagamentos a fornecedores.

Um ciclo R2P bem estruturado costuma gerar os seguintes benefícios:

Eficiência financeira na aquisição de materiais, produtivos ou não, através do aumento de produtividade da área.
Economia de custos nas operações de compras através da gestão de requisições e compras.
Otimização do ciclo de entregas dos fornecedores através da gestão de demanda de materiais.
Redução do tempo de processamento dos pedidos através do fluxo automatizado de informações.
Otimização do “Straight Through Processing” (STP) através da troca e tratamento de informações de forma eletrônica entre departamentos e entre Comprador/Fornecedor.
Rastreabilidade total do ciclo de compras de materiais, produtivos ou não.
Melhoria da qualidade e da acuracidade das entradas de inventário.
Facilita o processo de auditoria nas compras da organização através do “5-Way Match” – Cruzamento entre Requisição, Pedido, Compra, Recebimento, Pagamento.
Melhoria de qualidade nas informações contábeis e orçamentárias.
Fácil implementação de um fluxo de aprovação e de limites de compras.
Otimização da utilização do fluxo de caixa.
Facilidade na implementação de “KPIs” para monitoramento de desempenho.
Aumento de controle sobre gastos internos com material não produtivo.
Controle sobre a qualidade dos produtos entregues ou serviços prestados.
Melhoria no acompanhamento da evolução de preços.
Melhor acompanhamento dos custos do departamento de compras através da análise do ciclo de vida das transações.
Minimiza os custos de integração entre áreas através da entrada de requisições diretamente nos departamentos requerentes.
Otimização das atividades operacionais nos armazéns através do acesso as previsões de demanda e recebimento de materiais.
Melhoria de visibilidade em relação ao planejamento de produção e as compras de materiais por parte dos gestores de produção.
Melhor Visibilidade em relação ao “Landed Cost”