Todo empreendedor busca ferramentas que permitam organizar suas informações garantindo tomada de decisões assertivas. Com um cenário econômico desfavorável, de poucos investimentos e queda de vendas, sabemos que planilhas que anteriormente atendiam de forma pontual suas necessidades tornaram-se ineficientes.
O primeiro estágio para fazer uso da TI (Tecnologia da Informação) consiste na adoção de sistemas de gestão empresarial, comumente chamados de ERP, sigla que significa “Enterprise Resource Planning”. Inicialmente os métodos de controle são mínimos, normalmente àqueles exigidos por lei.
Quando o negócio busca se reestruturar, com processos bem definidos, o sistema de gestão integrada deve acompanhar essa evolução, certamente evitará muito retrabalho e irá trazer muitos benefícios. A adoção dessa tecnologia aumenta a produtividade e permite que a empresa tenha, em tempo real, informações importantes para a tomada de decisões. A tecnologia permite, por exemplo, a elaboração de orçamentos e planos de negócio com mais agilidade e precisão do que os realizados apenas com base em planilhas. É possível gerar relatórios e análises que dão aos gestores uma visão mais imparcial, realista e objetiva de custos.
Investir em um software de gestão está ao alcance da maioria das empresas, pois os sistemas se tornaram mais baratos, flexíveis e amigáveis.
O segundo estágio, ocorre quando a empresa já possui um ou vários softwares legados, onde na maioria das vezes não está totalmente integrado, até porque usam tecnologias distintas, e a troca por um único ERP não contempla todas as particularidades do negócio exigindo um alto custo de adequação (customizações).
Neste cenário, a obtenção de resultados confiáveis, recai em um processo manual e segmentado, principalmente para obtenção de dados de diferentes bases de dados, normalização e consolidação das informações.
Uma das alternativas, é a utilização de ferramentas de BI., “Business Intelligence”, para a automatização destes processos de forma automatizada. Um software de BI., não emite notas fiscais, por exemplo, mas pode gerar indicadores configuráveis, gráficos, relatórios e consultas que eventualmente o software usado para emitir notas não ofereça, ou que ainda não seja tão flexível e parametrizável quanto a ferramenta de BI.
Nos momentos de crise esse investimento pode ser ainda mais crucial. O BI, o Big Data e o Analytics, como queiram chamar, podem ser aplicados e exercitados das mais diversas formas, respondendo a pontos críticos. Primeiramente, mais do que vender é preciso saber para quem e como seus produtos estão sendo vendidos. Avaliar de maneira bem detalhada para quem o crédito está sendo liberado e o risco de inadimplência que cada cliente representa, é um requisito básico. Outro ponto importante, que faz a diferença, independente do segmento, é conhecer profundamente os dados relacionados ao “mix” de peças; saber quais produtos vendem mais e ter uma boa estratégia de vendas cruzadas. Além disso, os elevados índices relacionados às perdas são um dos maiores responsáveis hoje pelos prejuízos.
Cada empresa precisa entender seus padrões de comportamento e as peculiaridades de sua operação.
Também já é realidade o BI conversando com bases Big Data, com o Google Analytics e com todas as redes sociais. Ferramentas super avançadas, porém nenhum pouco inacessíveis, conseguem trazer informações de todas essas bases para serem analisadas, com a mesma qualidade, permitindo acompanhar todas as etapas de uma campanha, desde o post no Facebook a até a venda consolidada pelo seu e-commerce.
O BI ajuda a ser ao mesmo tempo descritivo e preditivo: ou seja, conhecer os detalhes de sua operação; revelar aspectos que permitam entender o que e porque determinado desvio aconteceu, com a capacidade de associar as informações; terminando em ser mais preditivo, afinal os recursos de “data mining” (mineração dos dados), baseados em históricos, ajudam a entender e prever o que pode acontecer se o cenário não for modificado.
É aí que entra a inteligência do BI.. É preciso analisar esse grande volume de dados para entender os comportamentos e tudo o que acontece em cada uma das unidades, seja qual for a empresa.
A necessidade de transformar dados em informações valiosas que permitam aumentar as vendas, ter menos perdas e ser mais eficiente, é mais real do que nunca.
[Crédito da Imagem: BI – ShutterStock]
Consultor Independente especializado em Tecnologia da Informação, com mais de 20 anos de experiência. Graduado em ciências da computação, com especializações e ênfase em softwares para gestão empresarial (ERP), integração de soluções, projetos de implantação e infra-estrutura. Atua no desenvolvimento de softwares e customizações utilizando : Delphi, Visual Studio (C# .Net), SQL Server, dentre outros. Contato: gapconsultor@gmail.com.
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