Atingindo a maturidade em gestão de projetos com uso de práticas de gestão do conhecimento

Maturidade:  estado em que está plenamente desenvolvido, época desse desenvolvimento, perfeição, excelência, primor.

(Dicionário Aurélio)

Maturidade em Gerenciamento de Projetos é uma constante preocupação nas empresas que trabalham aplicando esta metodologia. Isto pode ser percebido pelo crescimento no número de candidatos na busca da profissionalização, no interesse das instituições vinculadas à formação em promover esta profissão e na solicitação do mercado de trabalho e em recrutar profissionais formalmente capacitados.

O porquê desta crescente preocupação pode ser facilmente entendido nesta colocação do professor Darci Padro publicada na revista PM Mundo: “Quanto maior a maturidade em GP da organização, mais consistentes são os resultados dos seus projetos, aumentando não apenas a taxa de sucesso individual dos mesmos mas também os benefícios e valor agregado dos projetos e portfólios para o negócio.”

Cada atividade executada dentro do âmbito do projeto busca atender metas que em conjunto gerarão o resultado do projeto. A execução de cada atividade requer um mínimo de competências (conhecimento aplicado) que devem ser adquiridas previamente. Durante a execução destas atividades novos conhecimentos são criados e sua aplicação recorrente, previa reflexão para o aprendizado, leva ao aperfeiçoamento das competências inicias. A captura do conhecimento se torna fator indispensável para garantir a sua disponibilidade no reuso, reiterada aplicação do mesmo. No modelo a seguir, são apresentados os momentos de geração de conhecimento que envolvem a execução de uma atividade qualquer no ambiente do projeto:Existem no mercado diferentes modelos de maturidade que definem alguns estágios a serem percorridos pelas organizações no amadurecimento das suas competências em gestão de projetos. Todos estes modelos de maturidade, em alguma etapa da sua aplicação, fazem referência à aquisição de conhecimento.

Fonte: O autor.

O componente “cultura organizacional”, é extremamente importante. Este componente do modelo é um dos principais fatores gerador das diferenças que a execução de uma mesma atividade pode ter em diferentes organizações. Portanto, na execução de cada tarefa do projeto é gerado conhecimento e com ele a possibilidade da sua absorção em prol do desenvolvimento das competências da equipe e consequente aumento do nível de maturidade do projeto.

DIXON (2000), afirma que a aprendizagem organizacional a partir da execução de tarefas se desenvolve em ciclos. Durante a execução do mesmo, o conhecimento gerado, produto de uma atividade, deve ser incorporado às competências organizacionais para garantir que uma nova execução da mesma tarefa aconteça com um maior grau de expertise. Este ciclo, certamente, também acontece no ambiente do projeto.

FONTE: baseado em DIXON, Nancy. Common knowledge: how companies thrive by sharing what they know. Boston: Harvard Business School Press, 2000.

A Gestão do Conhecimento, mediante a aplicação das suas práticas, permite dinamizar o ciclo de formação de conhecimento tornando sua execução sistemática e contínua. Institui-se desta forma, um ciclo ininterrupto de geração de conhecimento aplicado que desenvolverá as competências da equipe levando-a rapidamente a níveis mais altos de maturidade.

Veja algumas das práticas de Gestão do Conhecimento que podem ser aplicadas no ciclo de geração de conhecimento iniciado a partir das atividades do projeto.

Identificar conhecimento crítico: não é todo conhecimento gerado durante a execução das atividades do projeto que é importante para o desenvolvimento da maturidade em Gerenciamento de Projetos. Práticas de identificação de conhecimento ajudam a apontar quais são estes conhecimentos e em quais atividades do projeto podem ser desenvolvidos e aplicados.

Arvores de conhecimento:  um conhecimento em particular é desmembrado em conhecimentos componentes (mecanismo que é usado para construção de trilhas de conhecimento). Esta prática permite identificar se o conhecimento necessário para gerar maturidade nas diferentes áreas de conhecimento da disciplina de  Gerenciamento de Projetos está presente na equipe do projeto para aplicação nas suas atividades. Se o conhecimento necessário não está presente você precisará trabalhar na sua criação ou aquisição.

Metodologias de questionamento e reflexão associadas a metodologias de desenvolvimento de pensamento sistêmico: estas metodologias lhe ajudarão a fazer uma avaliação profunda do resultado da execução das tarefas realizadas. Assim sendo, será possível um aprendizado consistente. Lembrando que reflexão e pensamento sistêmico são reconhecidas competências dos “trabalhadores do conhecimento”.  O conceito de “trabalhadores do conhecimento” identifica pessoas que procuram o autodesenvolvimento profissional. O desenvolvimento destas competências na equipe de projetos é fundamental!

Mecanismos de transferência de Conhecimento: existem práticas muito difundidas e reconhecidas no mercado voltadas à transferência de conhecimento. Alguns exemplos: comunidades de prática, mentoring, aulas, palestras, workshops, story telling, etc. Aplique as que melhor se adaptam à cultura da sua organização e privilegie aquelas onde existe um contato pessoal e acontecem em ambientes descontraídos. Isto aumenta a participação, facilitando a transmissão e correspondente absorção do conhecimento.

Documentar também é muito importante: lembre que existe o “esquecimento organizacional” (vale a redundância na frase) consequência do próprio acumulo de conhecimento e de fatores psicológicos vinculados ao “temor de errar”. Documente em forma clara, consistente, com qualidade e só o que é realmente relevante e agrega valor. Guarde os ativos em lugares de fácil acesso e que sua localização seja conhecida por todos. E lembre-se: não adianta guardar se ninguém vai usar!  Portanto, crie práticas e políticas que incentivem o reuso.

Enfim, poderia escrever muitas linhas com Práticas de Gestão do Conhecimento e conselhos de como a Gestão do Conhecimento pode lhe ajudar a atingir a maturidade de Gerenciamento de Projetos. Porém, o mais importante é que você entenda que o recurso que você precisa para atingir a maturidade em Gerenciamento de Projetos da sua equipe você já tem: o conhecimento.  Basta você se valer de Práticas de Gestão do Conhecimento e fazer sua efetiva gestão para poder obter os resultados desejados.

[Crédito da Imagem: Gestão do Conhecimento – ShutterStock]