Evite que você e seu cliente tornem-se empresas-refém

É fato que a área de TI torna-se cada vez mais estratégica para os negócios e a necessidade de investir na atualização de seu parque de equipamentos e na formação de profissionais é mandatório. Afinal, aperfeiçoar todo o ambiente e fornecer o conhecimento que seus profissionais necessitam é fundamental para garantir o espaço conquistado de sua carteira de clientes. Imaginemos então este cenário: Foram realizados todos os investimentos pesados, garantindo equipamentos de ponta em toda a infraestrutura operacional e na formação do profissional que irá garantir o funcionamento de todo este ambiente. Tudo flui na mais perfeita ordem e harmonia até que sua infraestrutura tem uma pane, seu profissional qualificado está ausente do escritório e, claro, você esqueceu-se do fundamental e que muitos gestores ainda não dão a devida importância: Documentação. O que não pode acontecer, e infelizmente é uma constante, é a cega confiança entre o profissional e a empresa. De tempos em tempos, ouvimos falar, ou pior, vivenciamos que a carga de uma determinada atividade está destinada a um único profissional que, por motivos diversos, ausentou-se. Pior torna-se quando este mesmo profissional é responsável direto pelo ambiente de rede ou sistema essencial ao negócio e todo o sistema encontra-se inoperante. Como não existem procedimentos, esta parada tem efeitos devastadores e muitas empresas veem seus negócios e sua imagem naufragarem devido a esta falha do processo/sistema como um todo.

Documentar e manter atualizado todo e qualquer procedimento operacional necessário à continuidade de negócios da empresa ou cliente, caso seja o prestador de serviços, é, obrigatoriamente, pilar para a construção de uma área de TI forte e associação direta na relação de confiança da empresa e para com a empresa. Quanto mais documentado o processo, mais flexível torna-se a necessidade de manter o mesmo profissional focado em um único projeto, podendo expandir os horizontes profissionais e comerciais. Gerencialmente, é garantir as rédeas de sua gestão e, principalmente, a tão sonhada qualidade nas entregas de TI, hoje tão mencionadas e que não chegam ao nível desejado pelos seus clientes na maioria das vezes.

Além da documentação, devemos também divulgar a mesma e garantir que todos conheçam e tenham fácil acesso a cópias digitais e impressas, sendo esta última uma cópia departamental e outra operacional para cada colaborador. Apesar de parecer óbvio, o processo de restauração dos sistemas em caso de desastre ou perda deve ser impresso… De nada vai adiantar todos os documentos estarem armazenados no backup, mas ninguém operar o processo de restauração por falta de procedimento ou conhecimento de como fazê-lo! Novamente, parece básico, mas acontece. E muito, para ser sincero.

Outro ponto também que deve ser levado em conta é o trabalho em par de seus profissionais. Independente do budget da sua empresa é sabido que, por mais cuidado que se tenha em reter talentos, em um determinado momento este profissional irá ausentar-se, seja férias, licença médica ou “alçar novos horizontes”. Garantir que o par esteja familiarizado com os procedimentos operacionais realizados pelo seu profissional irá certificar que não se demonstre qualquer fragilidade e que operacionalmente tanto você quanto seus clientes não são reféns de um único profissional.