Dicas do GP – Trabalhando o prazo como restrição no seu projeto

Pessoal, inaugurando a minha nova coluna, Dicas do GP, vamos abordar um assunto que normalmente deixa qualquer envolvido em um projeto com os cabelos em pé: Prazo como restrição.

Normalmente quando se recebe um pedido de projeto, em anexo, recebemos a vontade de ter o produto ou serviço entregue no menor tempo possível. Muitas vezes, em reuniões de levantamento de requisitos e avaliação de premissas e restrições, é constatador se o prazo deve ser tratado como uma restrição do projeto ou apenas como uma vontade do cliente. Afinal, se estou contratando um serviço, ao menos, devo ter uma expectativa para recebê-lo.

O prazo como restrição dentro de um projeto sempre exige uma gestão mais analítica, onde as interdependências são mais controladas, normalmente os prazos de atendimento de áreas parceiras ou terceiras são negociados na partida, além de apresentar uma gestão de riscos mais detalhada e controlada, afinal, perder um prazo que é dado como restrição pode ter impactos devastadores ao solicitante do projeto.

O principal ponto de atenção de um projeto que tem o prazo como restrição é o cronograma. Muitas vezes, o cronograma não é feito da melhor maneira, onde todas as atividades são sequenciadas conforme seus esforços, até que se chegue a uma data fim; quando tratamos o prazo como restrição, é costume se montar um cronograma a partir da data de entrega, ou data de implantação do projeto. A partir da data em que o cliente deve ter seu produto entregue, elaboramos a cadeia de atividades de forma que o prazo seja atingido Qual o problema de se elaborar um cronograma assim? Normalmente, já se reduz a duração das atividades para “caber no prazo”, o que leva ao risco de perda de qualidade. Quem nunca negligenciou uma etapa de testes para absorver o tempo maior em desenvolvimento, aceitando riscos de qualidade e satisfação do cliente?

A forma mais correta de se elaborar um cronograma de projeto onde o prazo é uma restrição é sequenciar as atividades conforme seu esforço, sem pensar na restrição do projeto (parece loucura, afinal estamos falando que existe uma restrição e a estamos negligenciando), para então aplicar técnicas de gestão de tempo para adequação e cumprimento da restrição.

Existem duas técnicas principais que devem ser utilizadas nos cronogramas com restrição de prazo: compressão e paralelismo. A compressão consiste em se reduzir a duração de um cronograma, adicionando recursos às atividades do caminho crítico. Esta técnica, apesar de trazer resultados expressivos para o projeto, pode aumentar o seu risco e, algumas vezes, não gerar o efeito necessário para o projeto. O paralelismo de atividades refere-se em executar algumas atividades dentro do cronograma simultaneamente, mesmo que por um curto espaço de tempo.

Aliados a estas técnicas, existe uma habilidade do gerente de projetos que deve ser ressaltada e amplamente utilizada: negociação.

O gerente de projetos deverá estar sempre preparado para negociar qualquer aspecto do projeto que possa colocar em risco ou impacte diretamente a restrição de prazo do projeto, principalmente o SLA de equipes parceiras no projeto. Normalmente, este SLA pode afetar diretamente a entrega de um projeto, pois as restrições de prazo costumam ser mais tempestivas do que os processos.

Não existe um segredo ou fórmula mágica para gerenciar um projeto com restrição de prazo. O gerente de projetos deve aplicar toda sua habilidade e conhecimento no gerenciamento desta restrição, das expectativas dos stakeholders e, principalmente, dos riscos atrelados à execução do projeto. As restrições de prazo costumam estar vinculadas a um grande impacto para o solicitante, portanto, todo esforço para o cumprimento da meta deve ser aplicado.

[Crédito da Imagem: Prazo – ShutterStock]