ERP x EAM: parceiros ou concorrentes na gestão de ativos?

A gestão de ativos é cada vez mais reconhecida como uma metodologia adotada pelo uso crescente de tecnologias, o que pode impulsionar a produtividade de uma organização, reduzir custos, o desperdício de energia, além de incentivar a adoção de melhores práticas de negócios.

Há duas principais rotas de abordagem de gestão de ativos físicos: a utilização do software de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou do software de gestão de ativos e manutenção (EAM).

Os sistemas ERP oferecem uma abordagem consolidada em grande escala para rastreamento de processos relacionados aos ativos de uma organização, enquanto os sistemas EAM fornecem as opções mais recomendadas, com mais funcionalidades para monitorar, reagir e prever o desempenho de ativos mais precisamente durante seu ciclo de vida. Em conjunto, podem ajudar as organizações a aumentar o desempenho e atender seus objetivos estratégicos.

ERP x EAM

O software ERP permite com que uma organização utilize um sistema de aplicativos ou módulos integrados para gerir suas atividades, e foi projetado para combinar todas as atividades de uma empresa em um único banco de dados, eliminando tecnologias incompatíveis e duplicadas.

O EAM, também conhecido como sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção (CMMS), é um termo utilizado para descrever um software projetado especificamente para melhorar o desempenho de ativos, aumentar a vida útil e reduzir os custos, através de ativos físicos de uma organização, principalmente estruturas e equipamentos.

Em um primeiro momento, escolher um sistema ERP para gerenciar ativos físicos parece ser uma excelente opção. Neste cenário existe apenas um sistema de software para suporte, que além de ser atraente para o CIO, permite com que as finanças fiquem todas em um só lugar.

Mas ao mesmo tempo em que o ERP é excelente para finanças, fabricação, cadeia de suprimentos e aplicações CRM, entre outros, estender esses recursos para áreas, como a de gestão de ativos pode acabar em decepção. Em muitos casos, um sistema ERP oferece menos funcionalidades e é mais difícil de usar na gestão de ativos.

Por outro lado, o EAM é projetado especificamente para suportar ativos e oferecer mais compreensão do que melhoria no desempenho operacional. No entanto, historicamente, o custo e a complexidade da integração de um sistema EAM com um sistema ERP demonstram ser proibitivos.

Apesar disso, as organizações estão começando a perceber que a abordagem one-stop shop ERP pode ser uma visão estreita e que é impossível um sistema de software atender de forma otimizada as necessidades de toda a organização. É fundamental que as funções críticas como a gestão de ativos obtenham as ferramentas que necessitam, enquanto o setor de finanças e TI alcançam a consolidação e a simplicidade do sistema que necessitam.

Exemplo prático: Delek Refining

A Delek Refining, uma divisão da Delek US Holdings, opera duas refinarias de petróleo com capacidade de produção de mais de 140 mil barris por dia. A Delek esteve recentemente envolvida em um processo de seleção e avaliação de software de gestão de ativos abrangente conduzido pela Stratum Consulting Partners, uma empresa de serviços de consultoria e tecnologia.

Eles compararam as melhores opções de sistemas EAM aos módulos do sistema ERP com foco na funcionalidade e facilidade e eficiência de uso. As principais áreas avaliadas incluíram o sistema de navegação, gestão de ativos, gerenciamento de trabalho, planejamento e programação, confiabilidade de ativos, coordenação de interrupção, acompanhamento de projetos de capital, gerenciamento de estoque, compras, gestão de fornecedores, contas a pagar e relatórios.

Em uma escala de 200 pontos possíveis, a avaliação mostrou as seguintes pontuações:

A Delek escolheu um sistema EAM em vez de um sistema ERP para gerenciar seus ativos. Frank Simmons, Vice Presidente de melhores práticas da Delek Refining explica, “a gestão de ativos é prioridade para nós. Confiamos em nossos ativos para ter sucesso. Portanto, queremos o melhor quando se trata de ferramentas de tecnologia que possam ajudar a alcançar nossas metas. Ferramentas que oferecem várias funcionalidades, fáceis de usar e de fácil integração e que não sejam muito dispendiosas para o processo. O Sistema EAM atendeu a este critério e foi a melhor escolha para nós”. Ou seja, o sistema EAM é mais indicado para organizações interessadas em melhorar o desempenho através de uma abordagem mais focada na gestão de ativos.

O todo é maior do que a soma das suas partes: Integração dos sistemas ERP e EAM

Em primeiro lugar e acima de tudo, é complicado. Os sistemas ERP normalmente gerenciam as finanças de uma organização. Ao utilizar um sistema EAM, parte das finanças, aquelas relacionadas às atividades de gestão de ativos, por exemplo, compra de MRO (Manutenção, reparos e operações) são monitoradas e controladas pelo sistema EAM. Para garantir que os custos sejam alocados corretamente no plano de contas e os fabricantes sejam pagos, as informações de custo devem ser passadas para o sistema ERP. Os dois sistemas devem estar integrados. É onde encontramos o problema. As integrações dos sistemas EAM e ERP são historicamente complexas e caras. Diferentes tipos de bancos de dados, estruturas de tabela, problemas de atualização e restrições do sistema geraram custos e dores de cabeça para deixar os sistemas EAM e ERP em sincronia e comunicação. Definir onde os processos de negócios serão executados, é um fator chave para o sucesso da integração. Se negligenciado, pode resultar em uma experiência de integração longa, cara e dolorosa. Em última análise, as organizações precisam de custos para estar no nível dos ativos. Saber o que a empresa gasta para operar e manter os ativos, ajuda na tomada de decisões de negócios de forma mais informada e instruída. Desta forma, os meios mais eficientes e eficazes de capturar os custos do ciclo de vida de ativos é a realização da gestão do trabalho (ou seja, manutenção e engenharia), gestão de materiais MRO e compra em um único sistema. Estas são funções integradas e deveriam ter um único sistema para as suas atividades, de preferência o sistema EAM.

Dois sistemas: O valor do todo é maior do que suas partes

As organizações necessitam que os sistemas EAM e ERP trabalhem juntos a fim de atender plenamente os seus planos estratégicos. Ambos os sistemas ERP e EAM têm propósitos distintos, específicos e de valor agregado. Os sistemas EAM geram um trabalho melhor de gestão de ativos físicos. Os sistemas ERP são melhores em gestão de ativos financeiros. Ao unir os dois sistemas em uma estratégia de integração eficaz apoiada por outros softwares, eles podem se concentrar no que sabem fazer de melhor. Os sistemas EAM e ERP são parceiros e não concorrentes, no esforço contínuo para ajudar as organizações a reduzir custos, atender as demandas regulatórias e aumentar o desempenho.

[Crédito da Imagem: ERP x EAM – ShutterStock]