Processos servindo processos?

A burocratização do ambiente coorporativo sempre será um tema complexo de ser discutido, principalmente quando estiverem presentes neste debate, pessoas que apoiam a criação de novos processos, pessoas que defendem a melhoria contínua de processos no lugar da criação de novos e pessoas que simplesmente não acreditam em processos.

Segundo o dicionário, a palavra processo possui muitas definições e aplicações, sendo as mais adequadas para o cenário empresarial, as seguintes: “Ação ou operação contínua ou série de ações ou alterações que ocorrem de uma maneira determinada; Série de ações sistemáticas visando a certo resultado”. Analisando a última definição, é possível visualizar claramente um ambiente empresarial onde, para se atingir um objetivo, seja ele a garantia de qualidade em um artefato de projeto ou simplesmente enviar um formulario para a diretoria, é necessário um processo bem definido e divulgado.

O grande problema na criação de um processo é realmente entender se a melhor solução é criar ou melhorar um processo já existente Do ponto de vista da burocracia, quanto mais processos são criados, mais engessada fica a empresa, o que pode gerar em maior desgaste dos funcionários, desmotivação, etc. Neste ponto, não é difícil ouvir frases como “Sem o processo funcionava muito bem. Não entendo por que mudaram” ou “Lá vem mais um processo para atrasar meu dia”.

A criação de processos para controlar processos, por exemplo, pode ser vista como uma burocracia que é facilmente evitada, realizando-se um estudo antes de se criar algo novo. Esta visão é diferente de um processo de qualidade que é executado durante o processo de desenvolvimento, por exemplo, por se tratar de atividades distintas que devem ser realizadas durante o ciclo de vida de um projeto. Um processo que garante a qualidade de artefatos de um projeto, executado após outro processo de qualidade dos mesmos artefatos, deve ser encarado como algo redundante ou burocrático. Este exemplo é ainda mais critic se ambos processos forem executados pela mesma equipe, com resultados diferentes, sob os mesmos artefatos. O ponto é: Se o segundo processo surgiu por deficiências do primeiro, ao invés de criar um novo, uma revisão não seria a melhor solução?

Outro ponto que dificulta a criação e utilização de processos de maneira otimizada é a ausência da visão do todo. Cada area tende a criar seus próprios processos, mesmo que envolvam outras áreas, o que invariavelmente, irá causa redundância, problemas de alinhamento e possivelmente, desgaste entre os envolvidos. A ausência de um estudo preliminar mais elaborado ou até mesmo uma área, focada em processos, que tenha como premissa, entender todo o universo onde o processo sera executado, pode resultar em um processo desastroso, com falta de engajamento em sua execução e até mesmo, aumento de gastos, sem atingir o retorno esperado, seja ele monetário ou apenas o objetivo do processo.

Quanto mais cedo as pessoas perceberem que a criação de um processo envolve mais do que apenas um diagrama com áreas e passos, menores serão os custos para se tratar processos engessados e problemas de relacionamento entre áreas e pessoas.

[Crédito da Imagem: Processos – ShutterStock]