Tratando-se de novas soluções troque o sofisticado pelo simples

Inúmeras empresas constantemente investem na implementação de novas ferramentas para melhorar os seus processos de negócios e implementar controles em operações de TI de forma a garantir indicadores que facilitem o processo de tomada de decisão, de fato a automação entrega todos estes benefícios, mas não atua isoladamente, ela é dependente de pessoas, processos, fornecedores e melhoria continua a antes de tudo, a organização que pretende automatizar seus processos deve ter completo conhecimento de como eles funcionam e qual é a sua maturidade.

Sabemos que diversas empresas oferecem softwares e aplicativos que se implementados “garantem” que sua empresa esteja aderente às boas práticas, na verdade este é um completo engano, muitas empresas não estão preparadas para processos sofisticados e muito menos sabem otimizar o uso de uma ferramenta em prol das necessidades da empresa, por isso separei aqui algumas dicas:

Tenha claro qual é o beneficio da solução:

Toda solução de TI tem como propósito gerar valor para o negócio, seja aumentando a agilidade dos processos/operações, tenha claro qual é este valor, existem muitos projetos que não tem um business case claro, evite que isso aconteça, é interessante que saiba o que quer medir e controlar, afinal serão estes os indicadores que irão te auxiliar no processo de tomada de decisão, uma vez tendo definido quais são o desenho do processo e a solução automatizada deverão viabilizar a extração destes indicadores.

• Estabeleça processos simples:
  Levando em consideração que sua empresa ainda não tem a maturidade opte por começar com o simples, faça o desenho de um novo processo já tendo o AS-IS em mãos, recolha a aprovação dos envolvidos e defina papéis e responsabilidades, para que a nova solução e processo não gerem choque de cultura.
• Dissemine o objetivo do novo processo/solução:
  Comunicação é algo muito importante, e por mais que os envolvidos tenham feito parte da definição do novo processo garanta que eles disseminem para suas áreas funcionais e colaboradores sobre o objetivo da solução, nesta fase é muito importante gerar empatia e  principalmente esclarecer qual é o  propósito do projeto
• Gerenciando o fornecedor da solução:
  É importante garantir que o fornecedor implemente o que foi desenhado, por isso etapas deteste e validação da solução com os envolvidos é preponderante para o êxito do projeto.
• Treinamento
  Treine os envolvidos na solução, explore cenários e possibilidades, e garanta que o fornecedor entregue uma base de conhecimento referente a nova ferramenta.

Pessoal, parece complicado, mas não é, devemos apenas entender que novas soluções, novos projetos e novos processos da mesma forma que criam expectativas, também geram medo e desconforto e são estes os principais fatores que contribuem para o seu insucesso, por isso a simplificação com o respaldo de uma boa comunicação mitigam o risco relacionado a falha do projeto.

[Crédito da Imagem: Processos – ShutterStock]