O quê as empresas de bens de consumo Ambev e Natura, o banco francês PNB Paribas e o Exército Brasileiro têm em comum? Todos eles têm usado o Project Model Canvas para planejar seus projetos de forma ágil e com máximo envolvimento dos stakeholders.
Vivemos em um país reconhecido mundialmente como o campeão da burocracia governamental, o que acaba gerando um lastro de ineficiência operacional em várias camadas da sociedade, especialmente no segundo setor. Esse burocrático e inóspito ambiente exige das organizações processos internos que acelerem o tempo de resposta ao mercado e as mantenham competitivas. Esse desafio da busca pela desburocratização é exatamente o pilar central do Project Model Canvas, modelo de planejamento ágil de projetos idealizado pelo brasileiro José Finocchio Jr. Nele, o objetivo é representar de forma visual e em apenas uma folha chamada Canvas (“tela”, em inglês) treze componentes fundamentais para a composição do plano do projeto.
A principal premissa do modelo é o máximo engajamento dos stakeholders do projeto para o preenchimento desses treze componentes. Esse engajamento inicial visa a mitigação de riscos comuns ao planejamento do projeto como, por exemplo, falhas na descrição do escopo e falhas gerais de entendimento entre quem demanda e quem planeja o projeto.
Durante a construção do Canvas é imprescindível que o facilitador tenha sólidos conhecimentos e experiência em gerenciamento de projetos. Além disso, é desejável que crie um ambiente confortável para que os envolvidos na criação do plano contribuam em um processo estruturado de brainstorming, coordenado de forma visual, para que se promova a criatividade e a colaboração. Conforme representado na Figura 1, o Canvas é concebido por meio de um processo em quatro etapas: Conceber, Integrar, Resolver e Compartilhar o Plano. A seguir serão introduzidos conceitos sobre cada uma dessas etapas.
Figura 1 – Metodologia para construção do Canvas do Projeto
Nessa etapa são respondidas de forma preliminar seis perguntas fundamentais sobre o projeto: “Por quê?”, “O quê?”, “Quem?”, “Como?”, “Quando?” e “Quanto?”. Essas perguntas são desdobradas por meio de treze componentes, ou seções, que compõe o Canvas, conforme demonstrado na figura 2. São nessas seções que a equipe deve trabalhar buscando respostas completas, concisas e integradas.
Figura 2 – As seis perguntas fundamentais e os treze componentes do Project Model Canvas
A pergunta fundamental “Por quê?”, segundo Finocchio, é a pergunta mais importante a ser respondida, pois definirá os valores que identificarão todos os envolvidos no projeto. Ela contém três seções, sendo a primeira delas a Justificativa, ou razão de ser, do projeto. Já a segunda seção descreve o Objetivo do projeto, devendo ser expresso em formato SMART (específico, mensurável, alcançável, realista e com tempo determinado). A terceira seção descreve os Benefícios potenciais do projeto, sob uma perspectiva do valor criado após sua implantação.
A pergunta fundamental “O quê?” trata das seções Produto e Requisitos, contendo sentenças curtas sobre os entregáveis do projeto, sendo eles produtos, serviços ou resultados que atenderão as necessidades reais dos clientes, descritas nas seções anteriores.
Na pergunta fundamental seguinte “Quem?”, são listadas todas as partes interessadas que não irão compor a equipe do projeto, podendo ser pessoas ou áreas impactadas. Além disso, são nomeados também os membros da equipe do projeto e seus respectivos papéis.
Em seguida são mapeadas as Premissas, Grupo de Entregas (em uma visão de alto nível) e Restrições do projeto, como componentes que esclarecem a pergunta fundamental “Como?”.
Por último, são respondidas as perguntas “Quando?” e “Quanto?”, nas quais os riscos principais são listados e um cronograma e os custos em alto nível do projeto são estimados e inseridos no Canvas.
O modelo apresenta também procedimentos detalhados para preenchimento de cada uma dessas treze sessões, introduzidos por Finocchio, baseados em outros modelos como a técnica SMART para descrição de objetivos, conforme já citado, ou ferramentas dos grupos de processos descritos no PMBOK, o corpo de conhecimento em gerenciamento de projetos do Project Management Institute (PMI, 2013).
Nessa etapa do processo o foco é entender as conexões do modelo mental para que o todo, como dizia Aristóteles, seja mais que a soma de suas partes. Essa etapa dá coesão e maior sentido ao conteúdo das treze sessões e é conduzida pelo Gerente do Projeto e equipe por meio de um protocolo de integração em “8 passos”, onde são revisadas sequencialmente as Justificativas, o Objetivo, os Requisitos, os Stakeholders Externos e equipe, as Premissas, as Restrições, os Riscos e o Cronograma e orçamento em alto nível do Projeto. Além da melhoria da qualidade das informações, nessa etapa, como nas seguintes, podem ser identificados pontos novos, dando um viés mais dinâmico ao processo de composição do plano do projeto.
Nessa importante etapa é o momento de, como diz o autor, “desatar os nós” do plano não desatados até então. É o momento de atacar os pontos de conflito, obter informações até então não confirmadas e avaliar inúmeros pontos de fragilidade do Canvas criado. É nesse momento em que o valor e pertinência do projeto são colocados em discussão, para que não haja dúvidas de que o benefício futuro justificará os recursos que serão consumidos para realizá-lo. A seguir, é possível visualizar um exemplo de Canvas criado para o nada ecológico projeto “Caçar e eliminar a baleia Moby Dick”.
Figura 3 – Exemplo de Canvas do Projeto “Caçar e Eliminar Moby Dick”
“Se um gerente de projeto não gasta 90% do seu tempo com comunicação, ele está trabalhando de forma errada (PMI, 2013).” E trabalhar sobre essa premissa é a regra dessa quarta e última etapa de construção do Canvas. Nela o modelo mental do projeto é comunicado para toda a audiência necessária para que o projeto ganhe a adoção e comprometimento necessários para ser viabilizado.
Nessa etapa também o Canvas pode ganhar um maior formalismo e documentos com maior nível de detalhe, se necessário, podendo ser desdobrado em Planos com mais informações e em orçamentos e cronogramas com um nível maior de detalhe, que poderão oferecer mais segurança para o gerenciamento do projeto, principalmente para os grupos de processos de Execução e Monitoramento e Controle.
O Project Model Canvas vem se popularizando no Brasil e o José Finocchio Jr. está trabalhado em um projeto de internacionalização do modelo, cujo pontapé inicial é a criação de uma versão em inglês do seu livro “Project Model Canvas: gerenciamento de projetos sem burocracia”.
Como o Project Model Canvas tem foco nas atividades de iniciação e planejamento do projeto, cabe ao gerente do projeto a importante decisão sobre se seguirá com modelos ágeis de gestão durante todo o seu ciclo de vida ou se necessitará seguir um modelo convencional. Caso a decisão seja o primeiro caminho, usar como complemento ao Canvas um modelo como o Scrum poderá dar agilidade à execução e entrega do projeto, já que o objetivo desse modelo é melhorar o tempo de resposta aos clientes, trabalhando com contínuo levantamento de requisitos e entregando de forma incremental o produto ou serviço que está em desenvolvimento.
A decisão sobre qual caminho seguir é crítica e depende, principalmente, da natureza do projeto. Projetos maiores e com requisitos e escopo mais bem definidos podem requerer o emprego de processos convencionais de gerenciamento, enquanto que os métodos ágeis costumam funcionar melhor em projetos menores e com alta quantidade de incerteza ou mudanças. Para suportar a tomada de decisão sobre quais modelos melhor se adequam ao gerenciamento do projeto, podemos tomar emprestada a célebre frase que Nicolau Maquiavel eternizou, cerca de cinco séculos antes de o Gerenciamento de Projetos ser considerado de forma mais estruturada nas organizações, que “os fins justificam os meios”.
Referências: Site http://www.pmcanvas.com.br/ (acessado em 17 de agosto de 2014); Livro “Project Model Canvas: gerenciamento de projetos sem burocracia”; Matéria “Project Model Canvas: plano de projeto em uma folha!” (Revista Mundo PM, Fev/Mar de 2013). Matéria “Escravos de Papelópolis” (Revista Exame, Março de 2013).
Créditos das imagens: Site http://www.pmcanvas.com.br.
[Crédito da Imagem: Project Model Canvas – ShutterStock]
Profissional com dez anos de experiência em Tecnologia da Informação, sendo seis deles no setor de Bens de Consumo, atuando com Análise de Processos de Negócio, Gerenciamento de Projetos e Gestão de Serviços. Cursou o módulo internacional de Estratégia Competitiva pela Universidade de Munique, é certificado PMP® pelo PMI® e possui Academia SAP MM. Possui grande interesse por Economia, Marketing e Logística. É Embaixador da USP para a rede pública de ensino e muito interessado por causas sociais, em especial na área de Educação. É membro do time de articulistas do portal TI Especialistas desde Outubro de 2013. http://br.linkedin.com/in/franciscomassaro/pt | francisco.massaro@gmail.com
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O quê as empresas de bens de consumo Ambev e Natura, o banco francês PNB Paribas e o Exército Brasileiro têm em comum? Todos eles têm usado o Project Model Canvas para planejar seus projetos de forma ágil e com máximo envolvimento dos stakeholders.