Temos um plano de ação

Cenários que precisam de intervenção nem sempre  possuem tempo hábil para planejamento adequado. Se por acaso você teve que tomar ações rapidamente sem planejamento, já sabe que gastará muito tempo “reparando” erros de percurso, portanto,  em qualquer situação, por mais urgente que seja,  é necessário um plano de ação.

Estabelecer onde quer chegar e de que forma, aumenta muito as chances de ser bem sucedido.

Talvez mais importante do que traçar um plano de ação, seja seguir este plano, quando você não consegue cumprir o cronograma é porque alguma coisa saiu errado na elaboração do mesmo.

Certa empresa gastou quatro dias de reuniões exaustivas. O plano ficou pronto, quando iniciou-se a execução tiveram de ser feitas diversas alterações, no decorrer do projeto muitos imprevistos surgiram e por fim abandonaram o que haviam planejado e começaram a agir reativamente, o resultado final foi um grande prejuízo financeiro e clientes insatisfeitos.

Por que isso aconteceu?

Falta de conhecimento especializado no tema e deficiência na coleta de informações.

Temos disponíveis diversas metodologias , algumas simples outras bem complexas, 3W, 5W, 5W2H e por ai vai,  acredito que não devemos ingressar na onda da burocracia, quanto mais simples e objetivo mais facilmente será assimilado pela equipe.

Vamos propor uma linha  descomplicada e prática, baseada na experiência com cenários de missão crítica e a conhecida cobrança por resultados da diretoria.

Modelo

1. O que (Tarefa a ser realizada)
2. Quem (Responsável pela tarefa)
3. Quando (Determinar prazo inicial e final para conclusão da tarefa)
4. Como (De que maneira será feito)
5. Status (Definir se; Iniciado, Parado ou Concluído)
6. Detalhes (Atualizar diariamente o andamento da tarefa)
7. Valor (Definir o valor agregado a empresa, benefícios que a ação trouxe)

Roadmap Plano de Ação

Estabeleça claramente onde quer chegar e quais metas deseja alcançar, mesmo que sejam vários objetivos, tente resumir para facilitar a visualização da equipe.

Colete dados

Antes de iniciar a construção do plano, reúna informações, sobre tudo que envolve o projeto, até detalhes que parecem insignificantes podem trazer grandes desdobramentos.  Identifique todas possibilidades que podem gerar erros e prepare um plano “B” ou até “C”.

Saiba sobre o local, pessoas envolvidas, documentação, implicações legais, logística, tempo estimado para cada etapa, etc.

Elabore o plano

Antes de reunir para criar o plano, divulgue entre os integrantes da equipe as informações coletadas, peça que preparem sugestões, só então reúna todos e passe para o papel.

Divulgue

Após a criação e aprovação do plano pela diretoria, divulgue as metas por toda empresa, todos devem estar envolvidos e contribuir de alguma forma, mantenha-os atualizados do progresso através de mural, informativo, etc.

Execute