Topando com amigos e parceiros comercias por cafés e restaurantes por aí, sempre com meu notebook, Ipad, caderno e celular a tiracolo faz muitos me questionarem como fico plugado e trabalhando em trânsito e me perguntam/pedem-dicas de como faço para me organizar remotamente.
A metodologia de organização não é da noite pro dia. A correria do dia a dia e o perfil da, já popular e clichê geração Y, faz com que o “Darwinismo” impere e nos force a buscar formas mais inteligentes de fazer as mesmas coisas de forma mais rápida com mais eficiência e dinâmica.
Impossível? Nem tanto…
Quantas vezes você não se deparou com um dia cheio de reuniões, cafés, almoços e uma pilha de trabalho acumulado no período da noite quando, teoricamente, deveria ter uma atividade extra de esporte/lazer?
De saco cheio de não ter tempo pra nada, a gente se adapta.
O que eu utilizo?
Para organizar isso tudo, uma secretária. Que? Ta louco? Depois de algum tempo, percebi que uma secretária que me satisfaça custaria algo como uns R$ 5 mil por mês. Afinal, queremos tudo rápido e com perfeição.
Um funcionário deste perfil não combina muito com o setor no qual atuo. Sabe aquele estereótipo de secretária da diretoria? Nunca vi uma figura dessa em nenhuma das empresas TOP de que admiro e pesquiso! E isso pode ser um sinal…
Preferi partir para a solução que me permita cuidar pessoalmente de minha agenda e a organização/solução fica por conta do Google.
O Google Agenda e os contatos do Gmail, bem configurados, são uma mão na roda!
Com o Google Agenda é possível criar agendas individuais vocacionadas (uso para projetos, integrando ao Redmine e para assuntos específicos), agendas públicas, integração XML, compartilhamento de status livre/ocupado (uso nos projetos para saberem em que horários estou livre/ocupado), recurso de automatização do processo de encontrar um horário livre e comum entre agendas (uso para marcar agendas com mais de 3 ou 4 pessoas).
Na prática:
Contatos organizados dentro da agenda de contatos do Gmail, separados por grupos. Lá eles estão salvos, organizados e o principal: Backupeados
Compromissos organizados dentro do Google Agenda, separados por agendas individuais, coletivas ou vocacionadas. (por ex.: Agenda pessoal, agenda do projeto X, agenda financeira…)
Contatos e compromissos salvos, falta colocá-los à mão a qualquer hora… Google Sync! No Blackberry, um app bem levinho instalado permite a sincronização “da coisa toda”.
O que o Google Sync faz? Ele sincroniza a agenda do Google e os contatos do Gmail com o seu telefone de forma que toda vez que um novo compromisso ou contato pintar no celular ou na web, o dispositivio e a WEB ficam pareados. Com isso, acaba aquela dor de cabeça que é migrar agendas, sincronizar Blackberry, fazer backups… Tudo fica muito simplificado, integrado e automatizado.
Ainda não conhece essa ferramenta? Ela é a solução para os seus problemas de organização, backup e centralização de arquivos! É o assassino do Pen Drive.
O que ela permite?
Para obter o Dropbox, clique aqui
Dias cheios de atividades, além daquelas da rotina de trabalho, ficam mais fáceis com as famosas listinhas.
O Remember The Milk é uma ótima alternativa para organizar os To Do’s e check lists.
Grupo de tarefas, tarefa, prioridade, recorrência, anotações e, o principal, sincronização com o celular. Colocou a tarefa a ser executada la na WEB, ela já pinta em pop-up no celular e vice versa…
Para começar no RTM, clique aqui.
Ideias que vão pipocando, soluções que surgem sem motivo aparente, reuniões que precisam de atas.
O Evernote é a solução para notas rápidas. Um caderno digital sincronizável e compartilhável, assim como o Dropbox, multiplataforma, possui uma versão desktop para Mac/Windows/Linux, mobile para Android/iPhone/BBerry, permite sincronização de anotações, voice notes, fotos, pdfs, etc.
As notas podem ser criadas a partir de informações que você está pesquisando na internet, rapidamente por meio de addons no browser que, uma vez criadas, passam a ficar on-line e acessível de qualquer plataforma.
Além da facilidade de criação, pode-se criar tags para as notas, compartilhar com outros usuários do evernote e enviá-las rapidamente por e-mail para seus contatos.
Para começar no Evernote, clique aqui.
Rodei, testei, adaptei, implantei… diversos “sisteminhas” de Gerenciamento de Projetos.
De todas as soluções, a que mais curti em termos de tempo de respota, plugabilidade, estabilidade, interface e intuitividade foi o Redmine. Uma solução Open Source baseada em Ruby on Rails que permite criação de projetos, documentação do projeto, tarefas individuais, tarefas de equipe, wiki, integração com Git/SVN, host de arquivos, enfim, diversos recursos bastante eficientes e profissionais para o gerenciamento de projetos e equipes de forma remota.
Se não quer ter dor de cabeça instalando o Redmine, mande-me um e-mail (contato@renzocolnago.com) que posso ajudá-lo. Se quiser testá-lo antes, ha uma versão demo aqui.
Por mais digital que esteja esse mundo em que vivemos, ainda não encontrei um substituto para o bom e velho papel! Papel não, caderno… Papel solto me deixa louco e perdido.
Caderno me dá uma sensação de falsa organização além de ser a “taurina da criatividade”: Caderno aberto e caneta na mão é sinônimo de muitos desenhos e anotações que vão tomando forma até parar no Evernote e se transformam em uma planilha no Dropbox (ainda não me adaptei ao Google Docs, confesso!).
E no meu caso, caderno Tilibra, com espiral e algumas folhas quadriculadas… O Moleskine é super cool mas não consigo me adaptar a caderno sem espeiral.
[Crédito da Imagem: Organização Profissional – ShutterStock]
Renzo Colnago é Administrador de Empresas, Gerente de Projetos e Desenvolvedor de Produtos. Possui experiência em diferentes áreas da tecnologia e da internet: Telecom, webapps, aplicativos de mídia social e de comércio eletrônico. Particularmente interessado em desenvolvimento de negócios digitais. Site: blog.renzocolnago.com
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