Gerenciamento de Projetos grandes e complexos: como dar o primeiro passo?

Segunda metade da década de 90. A editora de quadrinhos Marvel Comics via-se diante de uma crise sem precedentes, resultante da queda de 90% nas vendas durante a década. Inflando o mercado com histórias desalinhadas ao gosto dos leitores e longe de se encaixar às tendências do mercado, que já passava a consumir novas mídias oferecidas pela Internet, a Marvel precisou revolucionar seus negócios para não falir. Identificou no Cinema um nicho de mercado ainda mal explorado e com alto potencial para os seus personagens e, através de parcerias, iniciou seu posicionamento no setor com as franquias X Men e Homem Aranha. Após o grande sucesso inicial, investiu 500 milhões na criação do seu próprio estúdio. Resultado: mais de 30 filmes produzidos desde 2000 e bilhões de dólares de arrecadação ao redor do mundo, que recolocaram a empresa no rumo ainda mais forte do que era antes da crise. Mas o sucesso desse grande projeto só foi possível devido a Marvel manter intacta a natureza dos seus personagens, ou seja, saber bem qual era e manter viva a sua cultura.

Projetos complexos e grandes, desde os que revitalizam os negócios como este da Marvel até a implantação de um sistema ERP na sua empresa, iniciam com um primeiro passo. Dependendo do perfil e processos da empresa e dos profissionais que nela atuam, esse passo inicial pode ser entender a demanda, descrever o escopo, estimar os custos, levantar riscos, entre outros. Mas será que é dada a devida importância logo no início à ação básica de entender a cultura atual da organização? Essa leitura dos ambientes culturais que influenciam o projeto que, conforme citado, foi um dos fatores responsáveis pelo sucesso do projeto da Marvel, pode ser determinante para o sucesso ou fracasso do seu projeto.

Mas afinal, o que é cultura organizacional? É um ativo intangível, que é composto por um complexo e transparente sistema de valores compartilhados e moldados pelos membros da organização em todos os níveis e que podem, inclusive, ser incorporados pelas organizações parceiras. Esses valores determinam a forma de ser da organização e como se dão as relações entre suas comunidades internas e externas. Sendo a cultura de uma organização algo único, duas empresas podem ter culturas quase que idênticas, mas diferenciadas por pequenos e importantes detalhes. Devido a esse contexto, quando um projeto envolve múltiplas organizações, é preciso entender a cultura de cada uma delas e tentar estabelecer um denominador comum, criando um ambiente que não gere conflitos culturais que possam atrapalhar o desempenho da equipe.

Portanto, uma das primeiras entregas produzidas pelo gerente de projetos ao iniciar um projeto deve ser um registro conciso e formal dos aspectos culturais das organizações que o influenciam, o que, posteriormente, fornecerá importantes informações para desenvolver o plano de gerenciamento do projeto. O Project Management Institute, por meio da quinta edição do Corpo de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK, 2013), apresenta, de forma não exaustiva, os importantes tópicos que devem ser levados em conta no entendimento de uma determinada cultura organizacional:

• Visões compartilhadas, missão, valores, crenças e expectativas;
• Regulamentos, políticas, métodos e procedimentos;
• Sistemas de motivação e recompensa;
• Tolerância a riscos;
• Visão das relações de liderança, hierarquia e autoridade;
• Código de conduta, ética de trabalho e horas de trabalho dos colaboradores; e
• Ambientes operacionais.

Como esses tópicos da cultura organizacional estão presentes em todos os departamentos e níveis da estrutura organizacional e nem sempre estão documentados, é recomendável que o gerente de projetos colete essas informações também por meio de entrevistas com diversos membros da organização avaliada. É importante considerar também aspectos geográficos ao selecionar esses membros para as entrevistas, pois a cultura local é um agente externo que pode influenciar bastante a cultura organizacional. Esse é, inclusive, um dos aspectos que tornam complexo o gerenciamento de projetos que possuem equipes remotas espalhadas em várias localidades, tornando-se um fator crítico de sucesso a ser administrado bem de perto.

Reiterando, aceitar o risco de não entender a cultura organizacional logo no início é uma atitude que pode causar uma série de efeitos desastrosos ao seu projeto. E, nesse tipo de história, é previsível que nem um esquadrão de super-heróis da Marvel poderá criar um final feliz.