Excel – Você sabe utilizar “Controles de Formulários”?

Em nosso artigo anterior (Funções Excel: Você sabe usar a função “ÍNDICE”?), explicamos, detalhadamente, o uso da função ÍNDICE, usando como pano de fundo uma tabela de distâncias entre cidades. Ao final do artigo levantamos as seguintes questões de segurança:

E se o usuário informar um número fora da faixa válida (1 a 4, nesse exemplo)?
E se o usuário digitar a sigla da cidade ao invés do número da linha ou coluna?

Como prevenir erros como esses? Exitem algumas maneiras. Exploraremos duas delas no contexto atual com a leitura de dois artigos:

A primeira é com VALIDAÇÃO DE DADOS
A segunda é utilizando Controles de Formulários, objeto deste artigo.

Vejamos abaixo:

Primeiramente vamos definir que CONTROLE DE FORMULÁRIO é um conjunto de objetos com características típicas das interfaces windows com as quais já estamos familiarizados. Por exemplo, no Word ou no Excel, quando clicamos em SALVAR, uma caixa nos é apresentada com um conjunto de objetos (CONTROLES) e, neles selecionamos a pasta de destino, o tipo de documento, definimos o nome e outras características.Portanto, CONTROLES DE FORMULÁRIOS são objetos que podemos inserir em nossa planilha que trazem, como principais benefícios, riqueza visual e melhoria da qualidade da planilha, uma vez que “engessa” a mão do usuário, prevenindo má utilização.

Estamos com a planilha de distâncias pronta e com a fórmula de pesquisa, utilizando a função ÍNDICE, funcionando.

Agora, aperfeiçoaremos nossa pesquisa utilizando “caixas de listagens” como elemento de seleção das cidades.

Para isso precisamos acessar o menu DESENVOLVEDOR, abrir o item INSERIR e, em seguida, clicar no ícone de CAIXA DE LISTAGEM, conforme ilustrado abaixo:

Agora, precisamos desenhar um retângulo, logo abaixo da célula que utilizamos para identificar a cidade de origem (C8). Esse retângulo terá, visualmente, dimensões aproximadas às de uma foto 3×4.

Para isso, basta clicar no ponto superior direito (início do retângulo) e arrastar o mouse para o que será o canto inferior esquerdo (final do retângulo), e liberar o mouse. Veja ilustração abaixo com o retângulo, nossa caixa de listagem, desenhado:

Precisaremos agora definir duas características importantíssimas da nossa caixa de listagem:

INTERVALO DE ORIGEM (QUAIS OS ELEMENTOS QUE IRÃO PREENCHER A CAIXA DE LISTAGEM)

IMPORTANTE: PARA O INTERVALO DE ORIGEM SOMENTE SERÃO ACEITOS INTERVALOS NA VERTICAL, OU SEJA, NA MESMA COLUNA.

CÉLULA VINCULADA (a única maneira, via fórmula, de saber qual o elemento está selecionado é utilizando uma Célula Vinculada. Ela irá armazenar o índice (sua posição na lista). No nosso exemplo, se o usuário selecionar BHZ, a célula vinculada receberá o número 1, RJ será o número 2, SP o número 3 e VIX será o número 4.

Para definirmos essas informações, temos que clicar com o botão direito do mouse e, em seguida, clicar em FORMATAR CONTROLE.

A caixa de propriedades do controle CAIXA DE LISTAGEM será exibida. Notem, na figura abaixo, os campos INTERVALO DE ENTRADA e VÍNCULO DA CÉLULA. Preencham o INTERVALO com B3:B6 (Notem que o intervalo está em apenas uma coluna, e corresponde exatamente às nossas cidades) e, como vínculo da célula, digitem C8.

Mas por que a célula C8? Porque essa é a célula que a função INDICE, presente na célula D8, considera como sendo a linha de pesquisa na matriz. Dessa maneira, o usuário não mais irá digitar a posição na célula, mas escolherá na lista. Os os dois campos devidamente preenchidos (conforme ilustrado abaixo), podem dar OK.

Notem agora que a nossa caixa de listagem está devidamente inserida na planilha, porém, como acaba de ser colocada, não há cidade selecionada. Como falta uma seleção, seu valor é igual a 0 (ZERO). Assim sendo, o valor ZERO foi guardado na célula vinculada (C8) e, como não há LINHA ZERO na matriz, a função ÍNDICE retorna o erro #VALOR! informando VALOR INVÁLIDO.

Para começarmos a utilizar nossa caixa de listagem basta que:1 – Cliquem em qualquer célula da planilha para “desmarcar a caixa” que, como podem ver, está selecionada.2 – Cliquem livremente em qualquer cidade da lista

Pronto! Sua caixa de listagem está funcionando devidamente. O número da cidade selecionada está sendo colocado, automaticamente, na célula vinculada e, daí pra frente, tudo continua como antes, mas com outra qualidade visual e maior facilidade de uso. No exemplo abaixo a cidade selecionada é SP, e, por consequência, o valor de C8 (CÉLULA VINCULADA) é o número 3.

Agora, façam por conta própria uma segunda caixa de listagem. A caixa que deverá ser utilizada para a seleção da cidade de destino. Lembrem-se de que o intervalo de entrada precisa ser na VERTICAL, conforme explicamos anteriormente. Abaixo ilustramos essa etapa:

Agora, para fechar o exercício com chave de ouro, basta movermos nossas caixas de listagens para cima das respectivas células vinculadas. Esse é um “artifício” para “ocultar” as células que contém os índices, tornando a planilha mais limpa e segura. Se essas células estiverem visíveis os usuários, como que por encanto, tentarão alterá-las diretamente, o que poderá provocar erros (caso não tenhamos cuidado previamente da VALIDAÇÃO DE DADOS.

Neste artigo, exploramos apenas a CAIXA DE LISTAGEM, que é um dos inúmeros controles de formulários existentes no Excel. Exploraremos outros em artigos futuros.

DICA DE ESTUDO: Tentem alterar, nesse mesmo exercício, o controle CAIXA DE LISTAGEM para o controle CAIXA DE COMBINAÇÃO, e vejam que fica muito interessante também.

Espero que curtam esse artigo e, acreditem, esse conhecimento poderá trazer muitos frutos.

Para fazer o download do modelo utilizado, CLIQUE AQUI.

Estou aqui, à disposição, aceitando sugestões para novos artigos.