Gostaria de colocar duas variáveis extremamente importantes para nosso posicionamento, seja no âmbito organizacional, profissional, familiar, pessoal e social, e posso extrapolar também para os aspectos mais variados de nossos relacionamentos. As necessidades e expectativas. Lógico que podemos incluir outras, mas foco nestas duas variáveis, pois tive oportunidade de acompanhar diversos desentendimentos por falha de alinhamento das partes envolvidas, ao definir e apresentar com clareza seus objetivos.
Não vou entrar na seara dos aspectos humanos de relacionamento, porque este não é o fórum e eu não sou o melhor profissional para isso, então vamos falar das organizações, quanto as reais necessidades e suas expectativas, e se realmente todos (organização e consultoria) conseguem traduzir em requisitos o que realmente traz valor para o momento de cada organização.
Precisamos, nós consultores, entender sempre a real necessidade de negócio da organização, por mais que seja solicitado, pedido e implorado, temos que ter serenidade e orientar a solução de acordo com o real estágio e maturidade da organização, com risco de apresentarmos soluções além ou aquém da real necessidade, incorrendo em esforços e custos desproporcionais, e com certeza incorrer no ônus de construir um projeto fora do valor adequado, o que sem nenhuma dúvida será colocado em questão ao final do projeto.
Basicamente, 3 estágios agrupam as organizações em suas buscas por sistemas de gestão empresarial (ERP) – Organização, Controle e Gestão. Como é uma tecnologia já bastante madura e estável, poderíamos ainda estratificar as necessidades das organizações por implantação de uma nova solução, substituição de solução atual, crescimento em seus negócios, multinacionais entrantes no mercado (grandes fora, mas pequenas no Brasil) e Roll Outs de ERP. Mas vou focar no estágio em si para simplificar a abordagem.
Neste estágio, muitos sonhos e desejos estão presentes nas cabeças dos gestores, ávidos em terem soluções estruturantes, que permitam o mínimo de capacidade gerencial, que permita as áreas “conversarem entre si”, acabem com feudos departamentais de informação, papelada nas gavetas, e a total falta de transparência. O que mais caracteriza este momento nas organizações é o que chamamos de “o passeio da nota fiscal”, seja na entrada ou saída de mercadoria.
Como o fundamento dos sistemas de gestão é a sua integração, então vemos que numa empresa sem organização, o primeiro passo ao receber ou emitir uma nota fiscal é tirar cópias para executar este requisito (integração). Mas aí entra a disciplina do tempo, o que para muitos é um desafio extremo. Podemos observar situações claras que indicam este momento. Situações como: recebe, mas não paga (demorou para receber a cópia da nota), pagamento de impostos atrasados (por falta de informação), recebe a mercadoria, mas não entra em estoque (a cópia da nota ficou na gaveta), etc… poderia ficar falando por alguns parágrafos…
Felizmente, hoje, com décadas de implantação de sistemas de diversos portes e complexidades, o mercado tem pouca concentração de organizações com esta necessidade, comparado com os outros estágios.
Aqui temos a maior concentração, é o momento de consolidação de processos e indicadores, o esforço é de busca contínua de melhoria. Mas desde sempre, a pressão por informações para gestão da empresa não espera e é grande. As distorções são inevitáveis e as frustações também, seja com o sistema de gestão seja com a consultoria de sistemas, mas que nem sempre são os responsáveis. Ou ainda, por não ser o momento certo de implementar determinados requisitos. É o momento de realizar muita crítica quanto às iniciativas, as vezes, o mais importante é ter total conhecimento dos impactos negativos e gargalos, e realizar um planejamento evolutivo de processo. Aqui a maturidade é essencial.
Temos ainda dois fatores extremamente importantes, as exceções às regras e a dinâmica de negócio . Tanto a dinâmica como as exceções são uma realidade a conviver, por isso, toda solução tem que ser flexível para absorver estes fatores e dar respostas rápidas e necessárias.
Temos nos diversos segmentos controles que são específicos, e que são muitas vezes necessárias adaptações nos sistemas de gestão (customizações). Somente para exemplificar: controle de qualidade de materiais, controle de qualidade de fornecedor, controle de aging de pagamento e recebimentos, etc… Novamente aqui poderia ficar falando por alguns parágrafos…
Chegamos aonde todos querem estar, com uma empresa organizada e com seus controles estabelecidos, executando as análises dos indicadores de processo, e acompanhando a situação do dia a dia do negócio, suas tendências e dificuldades, realizando o planejamento e traçando as ações estratégicas.
Apesar das décadas de uso dos sistema de gestão, a velocidade e necessidade de mercado coloca à prova todo o esforço feito nas implantações dos ERPs. Os ERPs tiveram que dar respostas a esta situação. Hoje, basicamente não temos ERP sem um poderoso Gerador de Relatório ou um BI (Business Intelligence) operacional, embora voltado para seu próprio repositório, mas que sem dúvida nenhuma permitiu um ganho de performance na gestão dos negócios.
E o que pode ser feito a mais? Ampliar os horizontes do ERP, novas camadas de gestão, sistematizar novos processos de negócio, e hoje mais do que nunca utilizar a informação, que está dispersa em diversas fontes e repositórios (internos e externos a empresa), criando novos valores e diferenciais competitivos, com novos ambientes informacionais e colaborativos.
Mas que são abordagens das próximas matérias.
João Ricardo Martins Cezar - profissional de TI com mais de 20 anos de experiência em projetos de Gestão Empresarial, de diversos portes e complexidade, formado em Economia e especializado em Processos Empresariais, colabora com artigos para este site, diretor na EBS IT Software, desenvolve projetos de Social Business e Redes Sociais Corporativas, ainda dentro das expertises e alianças projetos de Gestão Empresarial (ERP) e Gestão de Recursos Humanos (RH).
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