Gerência de Projetos

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Gestão de Projetos – Uma visão Simplificada

publicado por Nathan Leandro Luppi Pinotti

“Gerenciamento de Projetos”! Ultimamente muito se ouve muito sobre esse termo, há quem diga que não passa de mais uma moda da adminstração moderna, outros dizem ser administração disfarçada, e há os fanáticos e apaixonados pela disciplina. Para muitos, a grande dificuldade é realmente entender o que é e para que serve o do Gerenciamento de Projetos. Tentaremos, portanto, descrever de forma simples e objetiva o que é um Projeto e seu Gerenciamento, assim como os principais termos inerentes ao tema. Sera utilizada como base a visão PMI (Project Management Institute).

Um projeto nada mais é do que um esfoço TEMPORÁRIO para geração de um produto ÚNICO, com INCIO, MEIO e FIM. Basicamente, quando decidimos tirar uma certificação, por exemplo, estamos iniciando um projeto. Temos objetivos definidos, que é conquistar a certificação, cronograma, custo (livros, custo da prova) e a geração de um produto único, a Certificação em si. Mas, acabamos de citar que projeto geram produtos únicos, e já existem vários profissionais certificados. Sim, a certificação será única para quem à conquista pela primeira vez.

Para esclarecer melhor: A criação do New Civic foi um Projeto, até a montagem do primeiro carro. Após isso, o processo se repetiu, e tornou-se OPERACIONAL.

Agora que foi dito o que é um projeto, podemos definir o que é o “Gerenciamento de Projeto”. Basicamente, é a utilização de ferramentas e técnicas para garantir que os objetivos dos projeto sejam alcançados da melhor forma possível. Estas ferramentas e técnicas são emprestadas de vária disciplinas, com mais presença da administração.

Mas, por que precisamos do Gerenciamento de Projetos? Por que simplesmente não iniciamos um novo produto e esperamos o resultado? A constante evolução faz com que produtos e serviços tornem-se obsoletos de forma incrivelmente rápida, o que por consquencia, traz a necessidade de mudança rápida, flexivel e com a menor perda possível. Para isso, e algo mais, utilizamos o Gerenciamento de Projetos. O grande Objetivo de um Gerente de Projetos é minimizar os riscos e custos associados aos Projetos e maximizar os pontos positivos, as oportunidades.

Fazendo uso das Ferramentas e Técnicas, o GP (Gerente de Projetos) encontrará a melhor forma de equilibrar os três principais pontos de um projeto: Tempo, Custo e Escopo. De forma a concluir o projeto com alto índice de satisfação.

Estes três pontos, anteriormente citados, são conhecidos como a “Triplice Restrição”, pois, qualquer modificação em qualquer um dos itens afeta os demais de forma equivalente, ou com maior impacto. Para esclarecer, se aumenta o escopo, aumenta o tempo e o custo. Se o tempo para execução é reduzido, aumenta o custo, pois, mais recursos serão necessários para terminar o projeto no prazo.

Atualmente, esta “Triplice Restrição” é vista apenas para fins didáticos, pois, na pratica, todas areas do Projeto são altamente sensíveis.

O PMI (Project Management Institute), define 9 (nove) áreas de conhecimento em Projetos:

  1. Integração
  2. Escopo
  3. Tempo
  4. Custo
  5. Qualidade
  6. RH
  7. Comunicação
  8. Aquisição
  9. Risco

Cada área possui processos específicos, que por sua vez contem entradas, ferramentas e técnicas e saídas, que serão vistas em outro momento. Ao todo, existem 42 processos definidos pelo PMI. Estas areas de conhecimento estão agrupadas em Grupos de Processos; Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramente e Controle e Encerramento.

No mundo de Gestão/Gerenciamento (trate como desejar) de Projetos temos vários termos um tanto quanto específicos à área. Vamos tentar resumi-los abaixo;

a)      Programa: Um programa é um conjunto de projetos, que se fossem tratados de forma separada, não trariam o mesmo beneficio para a empresa. Imagine que João esta envolvido em dois projetos, A e B. Se os projetos forem tratados de forma separada João terá 4 horas livres por dia. Em um Programa, isso não existiria, pois o recurso João pode ser compartilhado para o Projeto B. Um projeto pode não ser parte de um programa, mas, um programa sempre conterá um projeto.

b)      Portifolio: Um portifolio é um conjunto de programas e projetos, com cunho mais estratégico.

c)       Stakeholders: São todos os, diretamente e indiretamente, envolvidos com o Projeto. Qualquer pessoa que sofrerá algum impacto, positivo ou negativo, devido ao projeto é um Stakeholder.

d)      Sponsor: É o patrocinador, quem paga pelo Projeto.

e)      PMO: Um Project Mangament Office, ou no bom portugues, Escritório de Projetos, serve como ponto de apoio para os Gerentes de Projetos. PMOs centralizam vários projetos e compartilham de forma otimizada seus recursos, de GPs a modelos de Documentos.

 f)       Escopo: O que será feito para conseguir desenvolver meu Produto? O escopo defini o caminnho a ser seguido para se alcançar o Objetivo. Ex.: Escopo para Configurar um Controlador de Dominio seria;

                            i.            Instalar Windows Server 2008
                            ii.            Setar IP Fixo
                            iii.            Instalar função Active Directory Users and Computers

g)      Restrição: Algo definido e que é real. Ex.: “O custo do Projeto não deve ser maior do que R$ 10.000,00”, restrição de custo, ou “O Projeto deve ser concluído antes de 21/12/2012”, restrição de tempo.

h)      Premissa: É uma incerteza. Geralmente uma premissa gera um Risco e possui uma resposta para mitigação. Ex.: Meu carro esta na Reserva, possivelmente amanha não terei combustivel para ir ao Trabalho.

Gerenciamento de Projetos é um assunto amplo. Hoje, tentamos mostrar apenas alguns conceitos e visão simplificada sobre esta disciplina. Nos proximos posts trataremos dos “Grupos de Processos” e “Areas de Conhecimento” de uma forma um pouco mais detalhada.

Espero que tenham gostado.

Abraços

Autor

Nathan é Tecnologo em Redes de Computadores e esta concluindo MBA em Gerenciamento de Projetos. Profissional com cerca de 5 anos de experiência em TI, certificado Microsoft (MCTS Infrastructure Server 2008), Cisco (CCNA) e ITILv3 busca aliar o lado técnico a Gestão de TI. Além do bits, Nathan é apaixonado por Idiomas, atuando como instrutor de inglês para cursos intermediários e Avançado. Profissional filiado ao PMI International e PMI-ES.

Nathan Leandro Luppi Pinotti

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