A comunicação e o gerente de projetos

Está escrito no PMBoK que uma das principais qualidades que o gerente de projetos deve possuir é a comunicação. Pois bem, o que isso quer dizer na prática? Em minha carreira na área de tecnologia já participei de várias equipes, com diversos profissionais e perfis. Sempre tentei entender como o líder se comportava e se comunicava. Grande parte das qualidades que encontrei em meus superiores foi uma inspiração e influenciou a minha formação.

Quando se trata de comunicação, uma qualidade que deve ser desenvolvida é a facilidade de tratamento em diversos níveis da hierarquia. Ou seja, um bom gerente deve ter acesso aos vários escalões, tanto internamente (membros da equipe, patrocinador, gerente funcional, etc) quanto externamente (clientes e envolvidos em geral).

O que chamo de “acesso” muitas vezes é confundido com a forma, o tratamento e o nível de influência que a pessoa possui. Exemplificando esta confusão, vejo muitos profissionais que utilizam corretamente a forma, o tratamento e o cargo que possuem para se comunicar com o alto escalão de um cliente e, mesmo assim, falham na tarefa de deixar claro o que se passa e o que deve ser feito para que o seu projeto obtenha sucesso. No fundo, não adianta ser um ótimo orador, possuir grande capacidade de convencimento se não consegue ser entendido em relação ao que se deseja.

Outro equívoco que vejo acontecer com frequência é o gerente que comunica tudo a todos, ignorando a qualidade de sua comunicação. Um bom comunicador não é aquele que informa tudo sem objetividade, mas sim aquele que consegue levar a informação necessária à parte interessada para que essa possa desempenhar seu papel da melhor forma possível. Muitas vezes, o ato de fazer spam das informações acaba por confundir e gerar conflitos ao invés de esclarecer e ajudar.

Também existe o gerente que não comunica nada a ninguém. Que tem medo ou receio de enviar informações, que acha que toda informação é confidencial e que a equipe do projeto não deve saber de nenhum detalhe mais profundo. Nesse caso, o problema é a falta de comunicação.

Alguns pontos importantes a serem seguidos para que sua comunicação seja eficiente são:

1)    Verificar se a comunicação é mesmo necessária;

2)    Certificar que o que está sendo comunicado é relevante e que as informações passadas explicam tudo que se quer transmitir;

3)    Explicar o porquê da mensagem;

4)    Definir a forma de comunicação mais eficiente para cada caso (escrita, verbal, formal, informal, etc);

5)    Confirmar o que a outra parte entendeu com perguntas e verificações.

Também é imprescindível ter o planejamento das comunicações do projeto já descrevendo o que deve ser comunicado a quem e de que forma. Esse planejamento faz com que a comunicação sempre siga um caminho padronizado e é um ganho de tempo enorme quando não se tem muito tempo.

Voltando ao termo “acesso”, quero dizer que as pessoas com quem o gerente de projetos se comunica deve confiar e dar a abertura necessária para receber a mensagem, seja boa ou ruim. Neste quesito, o exercício diário do gerente de projetos é de ganhar o respeito de todas as partes envolvidas com suas atitudes sempre consistentes em relação ao projeto. Também é papel do gerente do projeto informar o que está planejado no seu plano de comunicação no início do projeto. Desta forma, não haverá surpresas quanto aos comunicados, quando acontecerem. Agindo desta forma, sua comunicação será bem recebida e, consequentemente, terá maiores chances de ser eficiente.