Existem diversos motivos para se adquirir uma, ou várias, Ferramenta Informatizada de Gestão (ERP, CRM, PSA, SRM, PLM, BI, BA, ou qualquer outra combinação de letras com algum significado em inglês), mas apenas um é o correto!
Este motivo é a Gestão!
No dia-a-dia das empresas quase tudo se resume ao ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), onde as Ferramentas Informatizadas de Gestão podem trabalhar em todos estes passos, com maior ou menor aplicabilidade, mas são essenciais no “Check”, que é a monitoração da execução realizada no passo anterior do ciclo.
Monitorar é, essencialmente, Gerir, e, antes de tudo, é importante entender que contar é muito diferente de monitorar. Contar é apenas numérico (100 peças, 100.000 entregas, etc.), enquanto monitorar é entender o que esses dados significam e, então, usá-los para melhorar as práticas de mercado de uma empresa. Isso pode ajudar a estabelecer prioridades, alocar recursos e tomar decisões. Sem isso, os palpites prevalecem e não se aprende com os erros.
Em várias áreas/empresas, para não dizer todas, existem mitos que devem ser destruídos antes de se adquirir uma Ferramenta Informatizada de Gestão.
Essa é a desculpa de toda área/empresa incompetente. Geralmente a área/empresa já tem consciência das suas falhas e teme que o trabalho de monitoramento venha a escancarar o trabalho mal feito. Assim, outros departamentos e a chefia descobrem as inúmeras falhas e surgem as crises internas. Quem quer mexer no vespeiro? Portanto, medir é igual a punir somente se sua área/empresa está cheia de falhas ou se você pretende continuar fingindo que está tudo bem, quando todos sabem que não. Entendam o monitoramento como um processo contínuo de evolução e melhoria da área/empresa.
O objetivo do monitoramento é exatamente o contrário: tentar simplificar ao máximo os diversos processos de uma área/empresa. Prover informações, dados, estatísticas e opiniões baseadas em observação que possam servir para a tomada de decisão nos mais diversos níveis empresariais. Medir é uma oportunidade para diminuir as especulações e tornar mais objetiva – baseada em dados – as discussões e decisões estratégicas de uma área/empresa.
Eu acredito que nenhuma empresa atualmente pode se dar ao luxo de dispensar as informações que uma Ferramenta Informatizada de Gestão possa prover. Muito mais caro que o custo mensal do monitoramento é o preço a ser pago por uma decisão errada, algo que poderia ser evitado se a área/empresa tivesse optado por observar cuidadosamente seus processos.
Medir dá para a área/empresa a oportunidade de alocar recursos, estabelecer prioridades e construir o planejamento estratégico. Em outras palavras, com um bom relatório em mãos, podem-se tomar as melhores decisões, economizar e multiplicar receitas, ou seja, uma boa Ferramenta Informatizada de Gestão tem valor inestimável. Não há a opção de não investir nisso.
Talvez essa seja a mais vencida das questões. Desde a muito já se fala sobre a importância da construção da imagem de uma marca. Nem sempre é possível estimar o valor de cada ação, mas é inestimável a transformação de um simples cliente em um leal advogado da marca. O que só é possível através de uma entrega consistente baseada em gestão confiável. E, ao invés de pensar apenas no retorno do investimento, se deve analisar profundamente o prejuízo pela falta de investimento!
Medir é um trabalho ininterrupto. Não é para depois. É para antes e durante. É para sempre. Você mede antes para ter parâmetros, mede durante para saber como está se saindo e mede depois para saber o que funcionou e o que não funcionou. Pode ser que seja necessário realizar pequenas alterações durante a execução, por exemplo, e isso pode salvar um projeto.
A elaboração de relatórios não tem como ser feita todo o tempo. Devem ser escolhidos momentos pontuais. Isso, no entanto, não significa que as equipes não estejam atentas a tudo que está ocorrendo. Algumas informações servem para tomar decisões rápidas, outras para elaborar o projeto seguinte.
Algumas empresas já pagaram pela soberba. Existem inúmeros exemplos. Uma das armadilhas comuns em que caem gestores preocupados apenas com a execução/operação é achar que conhecem as variáveis de antemão. Ou confundir suas opiniões pessoais com a realidade. Medir é uma oportunidade para o planejamento de uma área/empresa ganhar milhares de cabeças pensantes a mais. “Ouvir” as ocorrências é uma atividade riquíssima de criação.
Ainda que você acerte em uma previsão, medir é uma chance de tornar isso mais objetivo, tornar suas opiniões mais contundentes, diminuir a probabilidade de erro e prever resultados baseados em dados. É uma chance de diminuir a quantidade de caciques e futuristas.
Diversas ferramentas
Existem Ferramentas Informatizadas de Gestão desenvolvidas para diversas finalidades e áreas de aplicação.
Assim, antes de iniciar um projeto de aquisição e implantação de uma destas ferramentas tenha em mente exatamente quais são as necessidades de sua empresa e as prioridades entre elas, pois já acompanhei diversos casos de empresas que investiram muito tempo, esforços e dinheiro e depois tiveram que reinvesti-los na ferramenta mais adequada às suas reais necessidades.
Por exemplo, uma empresa de prestação de serviços de consultoria em TI precisa, antes de um ERP, de uma ferramenta de Gestão de Projetos e Profissionais, conhecida no mercado como PSA (Professional Services Automation), uma vez que os pontos mais críticos de sua operação, onde ela ganha ou perde dinheiro, estão intimamente ligados à alocação de seus profissionais e ao acompanhamento e controle dos projetos vendidos, enquanto a ferramenta mais comumente adquirida, o ERP (Enterprise Resource Planning), deve ficar para um momento posterior até que a adoção de um CRM (Customer Relationship Management), uma vez que o CRM permitirá a gestão efetiva do relacionamento com os clientes e prospects durante o ciclo de vendas destas empresas, normalmente longo.
Outro exemplo se dá na adoção de um CRM por uma empresa de autosserviço (supermercado), o que pode ser uma perda de dinheiro enquanto esta empresa não possuir uma ferramenta, normalmente um ERP, que gerencie suas compras e seu estoque, pois é nestes dois setores que ela ganha ou perde o dinheiro, uma vez que suas margens são apertadas e o giro das mercadorias é de suma importância. O CRM pode ser utilizado depois para cuidar de seu Cartão Fidelidade e outras atividades que podem incrementar sua lucratividade, mas que nunca poderão garanti-la.
Em resumo, analise seu negócio, encontre os pontos onde a gestão lhe trará maiores ganhos e diferenciais, direta ou indiretamente, e, só então, inicie o projeto de aquisição e implantação de uma, ou mais, Ferramenta Informatizada de Gestão.
Tenha sempre em mente que o mais importante é gerir. Qualquer um com qualquer software pode contar, mas extrair inteligência – gerir – é algo pertinente somente aos bons profissionais e empresas.
Profissional que trabalha desde 1989 na área de TI e desde 1998 no mercado de Ferramentas Informatizadas de Gestão (ERP, CRM, BI, etc.), tanto para grandes, quanto médias e pequenas empresas. Iniciou sua carreira como programador e se direcionou para a gestão de relacionamento, passando pela gestão de projetos e de produtos. Cursou Bacharelado em Ciência da Computação e Bacharelado em Biblioteconomia na Universidade de São Paulo.
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