O processo de gestão de projetos/sustentação em um modelo de fábrica de software é muito mais complexo do que se imagina. É necessário conhecer bem o cliente, seus negócios e seus sistemas. É necessário conhecer as tecnologias e os processos nos quais o contexto está inserido. Saber lidar com pessoas, prazos e escopo é fundamental para o sucesso do contrato.
O processo de fábrica de software/sustentação baseia-se em serviços. O cliente contrata serviço e não mais pessoas para fazerem os serviços. Estes serviços tem de ser orçados, aprovados e executados. Aí há um processo de gestão que não havia em contratos de mão-de-obra, onde os serviços chegavam por email, tapinha nas costas, telefonema, conversas informais e formais.
Os novos contratos do governo federal para a modalidade de serviços de fábrica de software/sustentação, baseia-se não mais na contratação de homem/hora e sim de pontos de função (utilizando-se da técnica de Análise de Pontos de Função e suas variantes). A partir do número descoberto pela aplicação da métrica (analogamente falando compara-se com metro quadrado) e, de acordo com o estabelecido por cada contratante, são encontrados o esforço, custo e prazo para cada serviço demandado.
Em um contrato de fábrica de software/sustentação o primeiro passo é conquistar a confiança do cliente. Esta conquista vem do trabalho e do empenho em conhecer bem suas demandas, tecnologias e processos. Entregar um bom serviço dentro do prazo e da qualidade desejados.
Precisamos então tomar conhecimento do que será repassado para a CONTRATADA e o que é o cliente que fará, ou seja, estabelecer claramente papéis e responsabilidades. É importante conhecer também os processos para a execução do serviço e todas as demais informações relativas aos sistemas que serão desenvolvidos e/ou mantidos.
Precisamos entender quais são as demandas do cliente. Esse conhecimento irá auxiliar a empresa a definir a carga de trabalho e serve como orientação para controle do uso dos recursos da mesma de acordo com cada cliente.
Todo contrato é regido por normas e regras que devem ser seguidas na sua plenitude. Não existe contrato perfeito e por isso é que existe um dispositivo chamado Aditivo Contratual. Este dispositivo permite à Contratante fazer adequações para melhorar a execução do contrato.
Quanto melhor a empresa estiver conhecendo a aplicabilidade do contrato, melhor será para a sua gestão e negociação de fatores de risco com o cliente.
Paralelo ao primeiro passo, outro fator de grande importância para o sucesso da gestão de um contrato de Fábrica de Software/Sustentação é a confiança dos funcionários, tanto com o contrato quanto com seus líderes, pares e clientes.
É preciso entender o perfil de cada um, procurando identificar seus pontos fortes e fracos, tanto na esfera profissional quanto na pessoal. Uma pessoa trabalha mais satisfeita e produtiva quando seus aspectos de vida estão ajustados (Trabalho, Família, Relacionamentos, etc). É preciso aos poucos aproveitar o melhor que cada um tem e pode dar de si ao trabalho que será executado. Desta forma haverá uma sincronia e cumplicidade com o serviço, uma vez que, rotina de fábrica não há exclusividade a um único projeto e cliente.
É preciso identificar qual a capacidade de produção das pessoas, seus conhecimentos e habilidades. Esse conhecimento oferece à fábrica, informações a cerca da capacidade de trabalho de seus colaboradores, de acordo com o perfil funcional, o que serve como orientação para definir os perfis necessários para o atendimento de seus projetos.
De igual forma é preciso ter em mãos a produtividade da fábrica que está sendo gerenciada. A produtividade de uma fábrica de software deve ser calculada não apenas pelo número de horas gastas nos projetos mas também por uma métrica que permita conhecer o tamanho do software que será desenvolvido/mantido. Para isso utiliza-se mais comumente a técnica de APF (Análise por Ponto de Função), que baseia-se no cálculo das informações (requisitos) considerando o peso de cada especificação. Tendo o conhecimento a cerca da sua produtividade em termos de pontos por função, é possível planejar seus projetos/manutenções com maior assertividade e segurança.
a) Gestão de Ordens de Serviço (ferramenta automatizada)
Toda gestão necessita de informações com velocidade e precisão e para isso, faz-se necessário o uso de uma ferramenta automatizada. Esta ferramenta deve possibilitar:
b) Gestão do Contrato
A Gestão do Contrato é tão importante quanto a gestão das Ordens de Serviço. Esta gestão possibilita ao corpo estratégico da empresa tomar decisões com base em informações concretas. Permite ao gestor do contrato e líderes técnicos, administrarem melhor o contrato e tomar ações/atitudes focadas na melhoria da execução do contrato e por consequência, na das Ordens de Serviço.
Existem algumas formas de coletar e tratar os dados oriundos das Ordens de Serviço e de acordos/tratados feitos para a execução do contrato. Planilhas Eletrônicas, ferramentas automatizadas de gestão, ferramentas de BI, etc. Seja qual for a ferramenta ou somatório de mais de uma delas, é necessário coletar dados que possibilitem:
c) Gestão de Receitas x Despesas
Ficar atento à geração de receita versus o controle das despesas é fundamental para a saúde do contrato. Receita vem de serviços demandados, executados e homologados pelo cliente. Despesa vem do custo com pessoal e administrativo.
O controle das despesas pode vir do controle dos custos administrativos visto que, reduzir custos com pessoal significa contratar recursos mais baratos ou até mesmo reduzí-los.
Já a gestão da receita é bem mais intensa, pois é refletida diretamente pela quantidade de serviço que é demandado, executado e validado mensalmente. Portanto, a atenção neste quesito deve focar em:
Diante do exposto já deu pra perceber que fazer a gestão de um contrato de fábrica de software não é nada simples. Além da mudança de cultura para o cliente e os colaboradores, agrega-se a isto o fato de receber por serviço e não mais por disponibilidade.
Muita atenção às regras do contrato antes de encarar a licitação. Solicite vistas a todos os anexos mencionados no contrato. Leia-os com atenção. Faça incansáveis simulações em cima das estimativas de serviços a serem contratados. Leia atentamente as regras do contrato. Atenção mais que especial aos Indicadores de Níveis de Serviço pois geram multas e penalidades. Use a seu favor lições aprendidas com outros contratos. Faça do seu cliente o seu aliado e não somente o demandante de serviços e gerador de suas receitas.
Negocie formas aceitáveis de se executar determinadas regras do contrato, quando estas não estiverem claras e permitirem flexibilidade de entendimento. Documente tudo, guarde e-mails, documentos, planilhas. Gerencie as ordens de serviço em ferramenta automatizada, tenha um ótimo Analista de Métricas com muita vivência e experiência de mercado, de preferência que este já tenha sido analista/desenvolvedor de sistemas
Acima de tudo seja honesto com seu cliente e com sua equipe. Jogue limpo. Lembre-se que a mentira precisa ser combinada com muita gente e a verdade não. Faça sua escolha e bom contrato!
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