A importância do Business Case para projetos

A dinâmica na econômia global, custos crescentes e a competitividade, fazem com que as empresas assumam riscos cada vez maiores para atingir os seus objetivos comerciais. A visão conservadora do gerenciamento de projetos, onde objeto de desejo era atingir as metas de prazos, custos e tempo, estão cada vez mais se tornando insuficientes para os negócios. Mesmo cumprindo os objetivos da triple constraints, os benefícios esperados com o projeto não são entregues. A pressão por resultados tem feito com que cada vez mais, as empresas organizem o seu portifólio de projetos orientados a “valor”. Permitindo responder aos investidores não somente questões relacionadas a custo e prazo, mas também aos benefícios gerados pelo projeto.

Quando existe a necessidade de investir recursos em um projeto, a organização precisa materializar esse desejo (Equilíbrar Benefícios, custos e riscos) em um “Business Case”. Esse documento de projeto, tem papel fundamental para organização. Pois através dele, será possível avaliar os benefícios, permitindo a organização priorizar os projetos.

O Business Case precisa suportar o projeto durante todo o seu ciclo de vida. Possibilitando em diferentes momentos avaliar sobre continuidade ou não do projeto. O Business case precisa apoiar a organização, validando se os objetivos e valor propostos pelo projeto continuam sendo válidos.

Apesar de reconhecer a importância do Business case para o negócio, muitas empresas não o fazem. Mas quais seriam os motivos? Me arrisco a sugerir alguns:

• Não sei por onde começar;
• Não precisamos planejar, pois sabemos o que fazer;
• Não vou formalizar em um documento e assumir compromissos pois me traz desconforto.

O Business Case tem como objetivo responder alguns questionamentos, antes e durante o ciclo de vida do projeto, tais como:

• Vale a pena iniciar esse projeto?
• Por que estamos fazendo esse projeto?
• Vale a pena continuarmos com o projeto?
• Quais os benefícios?
• Quais os efeitos colaterais com esse projeto?

A justificativa de negócio é a razão de ser do projeto, sendo assim, nenhum projeto pode iniciar sem uma. Se a justificativa de negócio for válida no início do projeto, mas deixar de ser durante a execução, o projeto deve ser interrompido ou modificado.

Avaliar somente os benefícios do projeto é um dos grandes equívocos que as empresas cometem durante o desenvolvimento de projetos. Deve-se avaliar os ganhos e perdas com o projeto.

Sua empresa vai investir R$ 200.000 em uma solução de CRM e que espera ter um retorno sobre seu investimento em 20 meses devido à redução de duas pessoas no departamento administrativo da empresa. Menos trabalho administrativo será necessário, pois os clientes podem agora encomendar e ver todas as informações on-line pela internet, ao invés de fazer contato telefônico.
No entanto, 2 meses depois do projeto iniciado, você encontra o seguinte situação: Três de seus maiores clientes não desejam utilizar a nova solução WEB em seu departamento de compras, pois o acesso a internet é restrito. Assim você terá que manter pelo menos 1 pessoa no administrativo. Portanto, o retorno do seu investimento vai mudar e vai demorar 30 meses ao invés de 20 meses, para recuperar o investimento no projeto. O Business Case deve ser atualizado com esta informação.

O manual PRINCE2 diz que: “ A justificativa de negócio é documentada em um Business case que descreve as razões do projeto com base em estimativa de custo, riscos e benefícios esperados.”

Com o Business case a alta administração pode avaliar de forma segura, quais os projetos possuem maior contribuição para os objetivos estratégicos da organização. Permitindo a organização avaliar em quais projetos investir.

O produto do projeto (Saída) e as mudanças obtidas com esses produtos ( Resultados) precisam estar relacionadas aos ganhos (Benefícios) esperados.

Quando a empresa decide implantar um sistema de gestão empresarial, ela deve especificar junto aos principais usuários do projeto, os benefícios esperados com o produto do projeto.

O executivo, por sua vez, é responsável por assegurar que os benefícios específicados, tenham boa relação custo/benefício, que estejam alinhados com os objetivos da organização e que possam ser realizáveis.

Exemplo:
Saídas: Implantar sistema de gestão.
Resultados: Eliminar redundâncias, reduzir processos manuais e integrar departamentos da empresa.
Benefícios : Redução dos custos em 15%, melhorar o tempo de resposta dos departamentos da empresa em 30 % e aumentar as vendas em 10%.
Portanto, a relação entre saídas, resultados e benefícios deve acompanhar o projeto: antes, durante e depois do projeto ser finalizado. A proposta do manual PRINCE2 é que esses vínculos estejam claramente visíveis, pois geralmente os projetos se concentram na produção do produto do projeto e os benefícios e resultados esperados, se perdem do propósito original do projeto.

Gostou? Você encontrará maiores informações sobre esse assunto no manual Managing Successful Projects with PRINCE2® 2009 Edition (Brazilian Portuguese Translation), 2011.
http://www.best-management-practice.com/Project-Management-PRINCE2/?CLICKID=002095
Também recomendo o livro do colega Robériton Luís Oliveira Ribeiro “GERENCIANDO PROJETOS COM PRINCE2” da editora Brasport.
Referências:
OGC, Office Goverment Commerce; Managing Succesful Projects with PRINCE2™. Edição 2005, Publicado por TSO (The Stationery Office).
OGC, Office Goverment Commerce; Tailoring PRINCE2™. Edição 2004, Publicado por TSO (The Stationery Office).
PRINCE2™; Site : www.prince2.org.uk
PMI (Project Management Institute); PMBOK – Project Management Bod of Knowlodge, 4rd editon.