Contextualizando a Gestão de Projetos

Quando fui convidada para escrever para este portal fiquei em dúvida sobre minha primeira pauta. Para não cansar você leitor, decidi não utilizar uma abordagem formal, ou muito acadêmica. Neste texto, preferi realizar algumas provocações para convidá-lo a refletir em alguns aspectos que envolvem gestão de projetos utilizando alguma abordagem de nosso cotidiano.

Convido você a relembrar uma reportagem da revista Veja de 25/05/2011 (edição 2218) que passou um panorama sobre as obras dos estádios para a Copa do Mundo no Brasil. Para quem não lembra ou não teve acesso, a mesma está disponível em http://veja.abril.com.br/acervodigital.

Para voltar neste tema, tomarei o Estádio do Mineirão como exemplo, consultei o portal 2014 http://www.portal2014.org.br/andamento-obras/6/Estadio+Mineirao.html:neste portal informa que o custo estimado é de R$ 666,3 milhões e noticiou em 29 julho/11, que o estádio ficaria fechado por dois anos para a reforma. Considerando esta informação, podemos deduzir que esta obra deverá ficar pronta em meados de 2012. Vou considerar agosto de 2012, porém apesar de conseguirmos realizar esta estimava e do portal divulgar que as obras estão em 38% , o prazo final previsto não é divulgado (consulta realizada em 06/11/2011).

A matéria da revista Veja da época utilizou o ritmo dos pagamentos para medir o andamento das obras e concluiu que seguindo naquele ritmo a obra seria concluída em 2024 . Isso pode ou não ser verdade se considerarmos que podem ser definidos percentuais diferenciados de pagamentos conforme a relevância de cada entrega.Mesmo assim, a ausência de dados de prazo de entrega deixa uma lacuna que permite muita especulação. É fato que as obras estão cercadas por problemas de liberação de autorizações ambientais, greve dos operários, atrasos, além das questões de custos que poderão ser aumentados ao longo da execução da obra. Mas como isso está relacionado aos projetos de TI?

Essa situação está totalmente relacionada a qualquer tipo de projeto. Você já viu algum projeto de iniciativa privada sem data prevista de conclusão? Sem definição de limite orçamentário? Sem análise consistente de retorno sobre o investimento? Por que as obras dos estádios, em geral, estão cercadas por tantos problemas?

Essas questões me fizeram pensar que muitos dos atrasos em projetos podem ser ocasionados devido ao mapeamento irreal de prazos para processos existentes nas organizações. Por exemplo: um projeto que precisa de uma licença ambiental: caso o gerente do projeto estime em seu cronograma um prazo de três meses , quando na realidade as licenças levam no mínimo um ano para serem liberadas , aumentará o risco de atraso de seu cronograma.

Poderia listar muitos exemplos de situações similares, mas o importante é que às vezes o desconhecimento ou a ignorância quanto aos prazos de procedimentos e processos podem acarretar na criação de um cronograma irreal. Vejo que essa preocupação em conhecer o histórico de processos e procedimentos antes de iniciar um projeto novo, além de recomendado pelo PMBOOK, sobretudo nos processos de iniciação e planejamento, auxilia o gerente de projeto a adquirir conhecimento sobre a organização. Porém, é um desafio para um gerente de projeto evitar a vontade de resolver todos os problemas da organização, que encontra durante a condução de um projeto. Muitas vezes nos deparamos com um processo que não é adequado ou que poderia ser melhorado, mas devemos estar atentos para não querer resolver todos os problemas, ao invés de concentrarmos na condução do escopo do projeto. Cabe ao gerente do projeto direcionar as ações para seus respectivos responsáveis e seguir na condução do projeto.

Saber delegar é um problema em administração que transcende a gestão de projetos. Sou uma profissional que já atuou fora de TI e vejo que os processos existentes em TI tentam sempre definir os papéis e responsabilidades mesmo assim, apesar de todas as metodologias existentes sempre nos deparamos, em algum momento, com situações de ausência de definição clara de atribuição de responsabilidades.

Vejamos o caso da Apple e de Steve Jobs: ele foi genial, tinha preferência por trabalhar com equipes menores, perfeccionista e talvez centralizador. Será que a Apple sobreviverá à era pós-Jobs? Será que suas equipes conseguiram aprender algo com sua genialidade? Quais competências as equipes de Jobs desenvolveram? Todas essas perguntas serão respondidas com os próximos lançamentos da Apple e com os resultados da empresa.

Em todo este contexto existem dois pontos importantes que devem ser considerados pensando em gestão de projetos: ao se começar um novo projeto, sempre é necessário realizar uma análise consistente dos processos existentes que serão utilizados, devem ser definidos os papéis e responsabilidades não apenas pensando no aspecto de comunicação, mas também, no aspecto de desenvolvimento de competências da equipe; na conclusão de um projeto deve ser uma preocupação não apenas do Gerente do Projeto, mas também de sua equipe, registrar as lições aprendidas, deixando um legado que possa ser consultado e que servirá para evitar que os mesmos erros sejam cometidos, contribuindo para o desenvolvimento de competências de toda a organização. Convido-o a navegar comigo, e da próxima vez, vamos desbravar mais profundamente algumas idéias lançadas neste texto? Até lá!