O PMO e a gestão de projetos no modelo PSA

jun 15, 2011

Uma das opções existentes no mercado para a gestão de projetos é o modelo PSA (Professional Services Automation). Esse modelo automatiza a operação de uma empresa de serviços baseada em projetos, levando em conta seus principais processos. Vejamos os principais:

- Pré-Vendas
- Levantamento das necessidades do cliente,

- Planejamento inicial do projeto e proposta comercial,

- Planejamento

- Replanejamento do projeto se houver alteração,

- Alocação de recursos,

- Execução

- Apontamento de horas,

- Apontamento de despesas,

- Aprovações (horas, despesas, etapas e faturas),

- Resultados

- Financeiro (faturamento do cliente e reembolso dos consultores),

- Análise de desempenho dos projetos e pessoas.

Desafio

Muito utilizado nos países desenvolvidos, as soluções PSA estão sendo conhecidas agora em nosso país. A cultura do reporte das atividades diárias ainda é um tabu a ser vencido. Uma forma de fornecer significado ao consultor é mostrar o processo de forma invertida: ao invés de explicar a rotina do apontamento de horas, mais produtivo é mostrar inicialmente na tela do aplicativo o impacto da variação de custo (VC) e a variação de prazo (VP) após o apontamento de horas efetuado por ele. Assim, o consultor percebe que ele interfere diretamente no indicador de resultado do andamento do projeto.

Planejamento

As soluções PSA permitem que o gestor gerencie o custo do valor das horas a serem gastas no projeto, bem como os custos das despesas com os consultores (hotéis, passagens, alimentação etc.). É possível também gerenciar o processo de compras do projeto como: hardware (notebooks, equipamentos) e software entre outros. Além disso, o faturamento do projeto é feito dentro da ferramenta que controla as parcelas a vencer, pagas e inadimplentes. Com isso, a rentabilidade do projeto é monitorada diariamente pelo gerente.

Execução

No modelo PSA a execução das atividades é reportada através do apontamento de horas. Entretanto, um indicador importante é acrescentado a esse report: o tempo que falta para terminar a atividade ou ETC (Estimate To Complete). O consultor informa quando faz o apontamento de horas, quantas horas faltam para terminar a atividade. Ao medir o progresso de cada atividade e o progresso total do projeto, o sistema leva em conta no cálculo a informação do ETC de todas as atividades.

Central de Alocação

As soluções PSA proporcionam ao gestor, a possibilidade de escolher o melhor recurso para determinado projeto baseando-se nas competências de cada consultor. Essas competências são cadastradas no perfil individual de cada consultor e servem para facilitar a escolha do recurso certo para cada projeto.

Competências

O mapeamento de competências dos consultores é avaliado pela Central de Alocação quando da reserva solicitada, ou mesmo na definição do recurso para determinado projeto. Esse mapa de competências auxilia também o departamento de Recursos Humanos, que analisa quais treinamentos deverão capacitar determinado grupo de consultores.

Visão do PMO

No modelo PSA, o escritório de projetos possui ampla visão e controle dos processos, mas dois deles são estratégicos para o resultado do negócio:

- Alocação & gestão do pool de recursos.
A demanda de recursos futuros já é percebida na pré-venda, pois a solução PSA contabiliza as horas em propostas por função e/ou grupo de profissionais. Assim, se nas propostas comerciais existem, por exemplo, 1.000 horas de uma função de analista ABAP sendo ofertadas, e se a capacidade atual do pool de recursos do grupo ABAP é insuficiente, o escritório de projetos poderá sinalizar ao RH a aquisição de novos recursos com essa especialidade.

- Análise de desempenho.

O PMO tem como missão a análise comparativa do desempenho dos projetos. As soluções PSA proporcionam ampla visão do resultado dos projetos fornecendo os principais indicadores: VC (variação de custo), VP (variação de prazo), PC (percentual completo), VA (valor agregado), entre outros.

A análise de desempenho pode ser avaliada por gerente, centro de resultado, filial, segmento de atuação, região etc.

Fornecedores

Existem diversos fornecedores de soluções PSA. Alguns dos principais:

Estados Unidos: Tenrox, OpenAir

Brasil: McFox

Referencias Bibliográficas:
PSA Professional Services Automation – Rudolf Melik – Publ. by John Wiley & Sons
The Rise of The Project Workforce – Rudolf Melik – Publ. by John Wiley & Sons

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