O PMO e a gestão de projetos no modelo PSA

Uma das opções existentes no mercado para a gestão de projetos é o modelo PSA (Professional Services Automation). Esse modelo automatiza a operação de uma empresa de serviços baseada em projetos, levando em conta seus principais processos. Vejamos os principais:

• Pré-Vendas
  • Levantamento das necessidades do cliente,
  • Planejamento inicial do projeto e proposta comercial,
  • Planejamento
  • Replanejamento do projeto se houver alteração,
  • Alocação de recursos,
• Execução
  • Apontamento de horas,
  • Apontamento de despesas,
  • Aprovações (horas, despesas, etapas e faturas),
• Resultados
  • Financeiro (faturamento do cliente e reembolso dos consultores),
  • Análise de desempenho dos projetos e pessoas.

Desafio

Muito utilizado nos países desenvolvidos, as soluções PSA estão sendo conhecidas agora em nosso país. A cultura do reporte das atividades diárias ainda é um tabu a ser vencido. Uma forma de fornecer significado ao consultor é mostrar o processo de forma invertida: ao invés de explicar a rotina do apontamento de horas, mais produtivo é mostrar inicialmente na tela do aplicativo o impacto da variação de custo (VC) e a variação de prazo (VP) após o apontamento de horas efetuado por ele. Assim, o consultor percebe que ele interfere diretamente no indicador de resultado do andamento do projeto.

Planejamento

As soluções PSA permitem que o gestor gerencie o custo do valor das horas a serem gastas no projeto, bem como os custos das despesas com os consultores (hotéis, passagens, alimentação etc.). É possível também gerenciar o processo de compras do projeto como: hardware (notebooks, equipamentos) e software entre outros. Além disso, o faturamento do projeto é feito dentro da ferramenta que controla as parcelas a vencer, pagas e inadimplentes. Com isso, a rentabilidade do projeto é monitorada diariamente pelo gerente.

Execução

No modelo PSA a execução das atividades é reportada através do apontamento de horas. Entretanto, um indicador importante é acrescentado a esse report: o tempo que falta para terminar a atividade ou ETC (Estimate To Complete). O consultor informa quando faz o apontamento de horas, quantas horas faltam para terminar a atividade. Ao medir o progresso de cada atividade e o progresso total do projeto, o sistema leva em conta no cálculo a informação do ETC de todas as atividades.

Central de Alocação

As soluções PSA proporcionam ao gestor, a possibilidade de escolher o melhor recurso para determinado projeto baseando-se nas competências de cada consultor. Essas competências são cadastradas no perfil individual de cada consultor e servem para facilitar a escolha do recurso certo para cada projeto.

Competências

O mapeamento de competências dos consultores é avaliado pela Central de Alocação quando da reserva solicitada, ou mesmo na definição do recurso para determinado projeto. Esse mapa de competências auxilia também o departamento de Recursos Humanos, que analisa quais treinamentos deverão capacitar determinado grupo de consultores.

Visão do PMO

No modelo PSA, o escritório de projetos possui ampla visão e controle dos processos, mas dois deles são estratégicos para o resultado do negócio:

• Alocação & gestão do pool de recursos. 
  A demanda de recursos futuros já é percebida na pré-venda, pois a solução PSA contabiliza as horas em propostas por função e/ou grupo de profissionais. Assim, se nas propostas comerciais existem, por exemplo, 1.000 horas de uma função de analista ABAP sendo ofertadas, e se a capacidade atual do pool de recursos do grupo ABAP é insuficiente, o escritório de projetos poderá sinalizar ao RH a aquisição de novos recursos com essa especialidade.
• Análise de desempenho.
  O PMO tem como missão a análise comparativa do desempenho dos projetos. As soluções PSA proporcionam ampla visão do resultado dos projetos fornecendo os principais indicadores: VC (variação de custo), VP (variação de prazo), PC (percentual completo), VA (valor agregado), entre outros.A análise de desempenho pode ser avaliada por gerente, centro de resultado, filial, segmento de atuação, região etc.

Fornecedores

Existem diversos fornecedores de soluções PSA. Alguns dos principais:

Estados Unidos: Tenrox, OpenAir

Brasil: McFox

Referencias Bibliográficas:
PSA Professional Services Automation – Rudolf Melik – Publ. by John Wiley & Sons
The Rise of The Project Workforce – Rudolf Melik – Publ. by John Wiley & Sons