O Valor do PMO – Alinhando Projetos e Objetivos

As empresas, especialmente no cenário econômico atual, estão buscando cada vez mais formas de fazerem seus recursos valerem o máximo possível. Já há muito tempo existem conceitos tais como “objetivos”, “missão” e “visão”. Estas palavras inspiradoras foram cunhadas para motivar suas equipes e encorajar seus departamentos a combinar forças em direção ao sucesso.

Infelizmente, muitas vezes estas palavras cuidadosamente criadas acabam como pouco mais que banners e placas próximas aos elevadores ou no portal da empresa. Cinismo à parte, a maioria das empresas se dedicam a atingir seus objetivos, mas o vão entre os objetivos corporativos e os projetos muitas vezes não é cruzado. Com a melhor das intenções, as empresas hoje em dia ainda gastam recursos com projetos que não terão impacto real, ou pior, projetos que causarão prejuízos.

Como responsável pelo PMO, será sua função demonstrar o valor do projeto a ser desenvolvido através do alinhamento direto entre este projeto e os objetivos estratégicos. Esta abordagem também permitirá criar mecanismos para medir e relatar as contribuições dos projetos.

Este artigo não é um guia com o passo-a-passo para o alinhamento de projetos. A idéia é discutir formas de se atingir um ambiente favorável que permita criar, de forma bem sucedida, o alinhamento entre objetivos estratégicos e projetos. Esta é uma oportunidade de ouro que poderá fazer com que o seu PMO seja uma parte integral do processo de gerência estratégica da sua empresa.

Alguns princípios são descritos abaixo. Apesar de parecerem óbvios, eles geralmente são ignorados quando se toma decisões sobre projetos. Ao entender, comunicar e incorporar estes princípios nos processos de alinhamento, você verá que a tarefa será bastante facilitada.

1. Cada projeto que a empresa executa ou contribui para o sucesso da empresa ou é um fracasso. Não há meio termo; um “projetinho” que não contribua para os objetivos estratégicos da empresa, se utiliza de recursos corporativos que poderiam ser melhor utilizados em projetos alinhados com os objetivos da empresa.
2. Os projetos NÃO são criados iguais. Cada projeto contribui de forma diferente. Não é do melhor interesse da empresa tratar seus projetos de forma igualitária.
3. Existem mais projetos bons que recursos para executá-los. O corolário é que não é possível executá-los todos. Várias empresas tentam fazer demais, resultando em estouros de prazo e custo, problemas de qualidade, etc.

1. Nem todos os projetos contribuem para todos os objetivos. Seria ótimo se tudo que fazemos contribuísse para cada objetivo que a empresa tem, entretanto isso não acontece. É aceitável ter um projeto que não contribua para um dos objetivos estratégicos. É até mesmo possível, e razoável, ter um projeto que vá contra algum dos objetivos estratégicos da empresa.

Você terá muito mais chances de sucesso se estes ideais forem aceitos por aqueles envolvidos no processo de alinhamento. Em seguida, você deverá, objetivamente e de forma transparente, alinhar objetivos estratégicos – obtidos da alta direção da empresa – com os projetos do portfólio. É crítico que este processo seja comprovadamente objetivo, transparente e fácil de ser entendido.

Objetivos

Os projetos serão avaliados com relação aos objetivos. Você deverá saber não só SE o projeto contribui, mas quanto ele contribui para um ou mais objetivos. Objetivos que não sejam claramente compreendidos levarão a resultados conflitantes. Embora todo mundo saiba o que seja “Satisfação do cliente”, raramente existe um acordo sobre o que esta expressão significa. Esta é uma das razões pelas quais bons objetivos devem ser mensuráveis.

Da mesma forma que os projetos, nem todos os objetivos são iguais. É mais importante atender a um requisito legal do que aumentar a satisfação de seus clientes. Entender este ponto e seus graus de diferença é muito importante.  A sugestão aqui é que o processo de alinhamento indique não só o ranking de cada objetivo, mas também sua importância relativa ou peso. Por exemplo, dizer que os objetivos são classificados como 1, 2 e 3 não é tão informativo como dizer que o objetivo 1 é 3 vezes mais importante que o objetivo 2 e que o objetivo 2, por sua vez, é  apenas 0,5 vez mais importante que o objetivo 3. É importante criar um sistema de pesos e mantê-lo consistente – não vale mudar as regras no meio do jogo….

Projetos

Estamos preocupados em alinhar objetivos estratégicos a projetos, não em determinar a validade dos projetos. Alguns projetos podem ter fortes conexões com objetivos estratégicos, mas terem custos proibitivos ou simplesmente não serem viáveis. O alinhamento puro e simples não é suficiente para determinar a viabilidade de um projeto.

Será necessário estabelecer alguma forma de avaliação dos projetos com relação aos objetivos estratégicos. Existem vários métodos que poderão ser usados; inclusive poderão ser utilizados métodos diferentes para objetivos diferentes. Contanto que sejam usados os mesmos métodos para os mesmos objetivos para cada projeto, será possível esperar resultados consistentes. Lembre-se dos princípios da objetividade, transparência e simplicidade discutidos acima ao criar e usar o seu método. Da mesma forma que foi feito com os objetivos, recomendo que se estabeleça a intensidade do alinhamento. Projetos que sejam altamente alinhados aos objetivos estratégicos, deverão ser mais valiosos que aqueles que sejam pouco alinhados.

Existem vários bons exemplos de técnicas disponíveis em livros, artigos e “white papers”. A maioria das ferramentas de gerenciamento de portfólio também já vem com alguma forma de processo de alinhamento. Alguma pesquisa, conhecimento da sua organização e sua própria experiência levarão ao sistema que melhor se adequará à sua empresa. Como sempre nestes casos, comece pequeno e simples, prototipe, mude e evolua.