Cuidados que devemos ter ao se implantar um ERP

É muito comum as empresas que implantam um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se espantarem com as dificuldades encontradas no projeto. Digo isso por experiência e o que vou contextualizar aqui neste artigo não é fruto de nenhuma pesquisa científica, com dados e/ou estatísticas, é pura e simplesmente uma expressão minha com relação às políticas e metodologias utilizadas para uma implantação desse porte.

Primeiro cuidado: FAZER OS FUNCIONÁRIOS COMPRAREM A IDÉIA, DE UMA MANEIRA SADIA. Os funcionários representam um item fundamental para o sucesso da implantação. Temos uma idéia de que funcionário deve obedecer ao que a empresa estabelece, mas num time um atleta não pode jogar contra, por isso, nenhuma deficiência da empresa pode pesar, pois muitas vezes os funcionários são obrigados a adivinhar o pensamento dos gestores ou da empresa, porque o que querem do projeto não está claro. Ora, se não sabem nem a visão, nem a missão da empresa, como querem motivá-los a comprar uma idéia tão profunda como essa? Implantar um ERP não é brincadeira para simplesmente organizar os dados. É toda uma mudança de cultura organizacional. É a forma como vamos falar com o mundo, leia-se mundo, os nossos clientes (externos e internos).

Segundo cuidado: ESTABELECER, REDESENHAR, MELHORAR PROCESSOS. Muitas empresas ou não possuem um desenho dos seus processos ou se possuem, simplesmente guardam às sete chaves. Processos é um item que deveria ser revisto diariamente. A diretoria executiva e as áreas deveriam se perguntar sempre: “Como estou garantindo o sucesso das minhas vendas?” ou “A informação chega à minha área de maneira correta, ou ainda tenho que ficar garimpando ela até descobrir o que realmente meu cliente necessita?” e ainda: “Cheguei ao topo da montanha?”.

Terceiro cuidado: A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO. Isso é uma “faca de dois gumes”. Ou a empresa não tem nada de informação para uma implantação dessas, ou pensa que tem tudo. De qualquer forma, esse extremo é perigoso. Sabemos que uma tabela de clientes, por mais fiel e higienizada que seja, não contém todas as informações que necessitamos, sempre falta uma ou outra que precisamos correr atrás, e é aí que vem o parto. Normalização. Cruel, mas necessária, portanto, toda empresa deveria ter uma pessoa ou uma área responsável pela normalização da informação. Seja qual destino a informação terá, será a mais correta possível.

O que eu posso dizer é o que levo como verdade para minha vida. Atualmente sou co-responsável pela implantação de um sistema ERP na empresa que trabalho, e estou trabalhando na normalização dos dados. Com um grande esforço, transito no perigoso trabalho de fazer cruzamentos e realizar deparas, mas sobrou um tempo para alertar: trate a informação com carinho, procure um banco de dados e um analista DBA. Um dia você vai me agradecer.