No pós implementação simplesmente siga o que foi planejado

Saudações,

Tenho visto ao longo de vários projetos que, mesmo após um considerável tempo de planejamento, as coisas nem sempre são seguidas a risca.

Por mais improvável que possa parecer, já vi diversos casos em que meses foram gastos em planejamento e execução, mas, no pós implementação, muita coisa deixou de ser levada em conta.

O resultado desse desleixo se traduz em desgastes entre cliente e fornecedor (parte operacional), muitos erros na análise dos resultados obtidos no dia a dia e até mesmo a falsa sensação de segurança. Esta última a mais perigosa de todas, pois, quando desvendada se vê que o buraco é muito mais profundo que se imaginava.

Para exemplificar, quero compartilhar um exemplo de projeto em que muitos mal entendidos ocorreram:

Um ambiente deveria ser instalado em determinada empresa. No planejamento desta solução ficou definido que a contratação de um recurso seria fundamental, pois, o produto requer atenção especial no dia a dia.

A solução foi implementada, mas, muitos dos passos definidos no planejamento não foram seguidos. Um recurso foi contratado, mas, sem a menor experiência no produto.

Após entrega da solução, era necessário que esse recurso iniciasse a administração da ferramenta. Mas, sem know-how no produto, como faria isso? A solução paleativa foi solicitar o suporte dos responsáveis pela implementação do projeto.

Neste caso, muitas solicitações chegavam, o recurso pouco se interessava, pois, já estava envolvido em outras tarefas (muito diferentes daquela que deveria estar engajado) e os responsáveis da implementação estavam em outros projetos.

A demora no atendimento começava a causar impactos, pois, a ferramenta impulsionava o core business do cliente e o nível de criticidade da mesma era altíssimo.

Em momentos críticos de parada do ambiente, o recurso jogava a responsabilidade para a equipe de implementação, pois, ele não tinha know-how suficiente para resolver o problema.

Por sua vez, a equipe de implantação reclama da falta de interesse do recurso contratado no aprendizado da ferramenta e falta de interesse no procedimento de solução do caso.

A gerência sempre tinha que intervir no caso e o cliente, em sua razão, por várias vezes escalava a alta diretoria, indignado com a demora na solução do problema.

Com o decorrer do tempo, este recurso saiu da empresa e a responsabilidade do ambiente foi passada para uma equipe operacional situada em localidade remota, ou seja, bem longe do cliente.

Meses após a entrega da solução, esta equipe sequer sabia como acessar o ambiente, pois, nem mesmo documentação lhes fora entregue.

Após muito desgaste com o cliente, a situação foi remediada e hoje, este ambiente é corretamente administrado, mas, tudo isso era realmente necessário?

O que aconteceu para que o planejado não fosse seguido?

Alguns pontos deixaram de ser observados, tais como:

1. A criticidade do ambiente no que tange ao core business do cliente
2. O SLA acordado durante concepção do projeto
3. Para contratação de um recurso para administração, seria altamente recomendado que o mesmo já possuísse o conhecimento do produto
4. Caso não se ache (em hipótese alguma) um recurso qualificado na ferramenta, um treinamento deve ser providenciado com urgência.
5. Mais pessoas, além do recurso contratado, deveriam estar treinadas no ambiente e devidamente informadas sobre o funcionamento e os procedimentos para manter o mesmo em perfeito funcionamento
6. Entregar e manter documentação de cada ponto do projeto (desde o mais relevante até o mais insignificante). Além disso, manter a mesma atualizada a cada mudança efetuada no ambiente
7. Muitas vezes contratar um profissional qualificado se torna caro e muitos gestores optam pelo mais barato e aí, pagam mais caro em treinamentos, chamados avulsos e até mesmo com multa sobre o SLA acordado.

Lembre-se, o planejamento técnico e gerencial de um projeto só é possível quando todos os custos inerentes a ele são previamente definidos. Portanto, siga o que foi planejado!

O termo “planejamento” por si só já se define. Ele é o alicerce da continuidade daquilo que se pretende manter no cliente.

Se o que foi planejado não é seguido, as horas gastas lá no começo terão sido em vão!

Remediar uma situação custa muito mais do que seguir o plano.