Mesmo com o crescimento no uso das redes sociais e das mensagens instantâneas o e-mail ainda é a ferramenta de comunicação por texto mais utilizada no ambiente corporativo.
As mensagens enviadas por você podem falar muito mais sobre sua personalidade do que as informações contidas no texto do e-mail. Por exemplo, vocabulário, estilo de escrita, o agradecimento e forma de uso da ferramenta também são avaliados.
Sendo assim vamos conhecer algumas sugestões de como ter uma boa convivência com as mensagens eletrônicas.
Use o e-mail corporativo apenas para trabalho e se você tem dúvidas do que deve ou não ser tratado nesta forma de comunicação é só fazer a pergunta: a mensagem a ser enviada tem conteúdo que pode ser lido pelo seu chefe? Se a resposta for não, então a mensagem deve ir através do e-mail pessoal.
Não utilize o e-mail corporativo para o envio de críticas ou fofocas. Já existem diversos casos no Brasil onde a má utilização do e-mail no trabalho resultou em demissão do colaborador.
As agendas estão cada vez mais apertadas e o dia aparentemente cada vez mais curto então vá direto ao ponto. A sugestão parece fácil, mas nem sempre é simples explicar uma questão complexa a um cliente ou outro colega. Nestas horas talvez uma ligação telefônica seja a forma mais indicada de comunicação.
As abreviações como vc, abcs e bjs estão definitivamente proibidas neste tipo de e-mail. Deixe esta forma de escrita para as mensagens instantâneas. Se existe um nível de intimidade com o destinatário pode-se até utilizar abraços ao final do texto.
Os erros de português podem fazer um verdadeiro estrago na sua imagem assim sempre utilize um dicionário e releia a mensagem antes de enviá-la. Isto permite identificar erros de concordância ou faltas de virgulas que não são avaliados pelo dicionário. Gírias e palavrões nem pensar. Simplesmente não arrisque.
O botão “enviar” também pode ser um problema quando usado inadvertidamente antes da mensagem estar pronta ou para um destinatário incorreto. A dica aqui é só preencher o campo de destinatário quando a mensagem estiver certa, assim caso você clique antes do tempo no botão de enviar nada irá acontecer.
O e-mail corporativo é uma excelente ferramenta de comunicação só precisa ser utilizada com moderação.
Professor, Consultor e Pesquisador nas áreas de Segurança da Informação e Computação Forense . Palestrante de Tecnologia. Coordenador do Laboratório de Segurança da Informação – LABSEG do Ifes - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do ES. Integrante do Comitê de Tecnologia da OAB-ES. Membro do comitê técnico CB21/CE27 da ABNT sobre Segurança da Informação. Membro fundador da CSA - Cloud security Alliance. Comentarista de Tecnologia da Rádio CBN, TV Gazeta, Jornal A Gazeta, Revista ES Brasil, Revista Espírito Livre e Portal TIEspecialistas. Autor dos livros Antenado na Tecnologia, Redes de Computadores e Internet:O encontro de 2 Mundos. Fã de Tecnologia e apaixonado pela Fotografia. Mantem o blog http://gilberto.sudre.com.br com as suas publicações, seus programas de TV e de Rádio.
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2:11:08 pm
Valeu as dicas.
Existem várias regras que devem ser respeitadas, principlamente pelo fato de que um e-mail corporativo é um documento que pode ser utilizado em aspect jurídico caso a empresa necessite recorrer a tal.
Acredito (contrariando um pouco o que disse o Gilberto nesse ponto – não generalizando) que possa ser utilizado sim como meio de comunicação para tantos fins dentro da corporação, inclusive para assuntos informais (nesse caso não confundir informais com comprometedores), mas para marcar um happy hour, ou comentar um jogo de futebol, são informações sadias e fazem parte do contexto social dos funcionários dentro da corporação, mas é necessário ter muita cautela com este meio, lembrando que assim como e-mails os IMs também são monitorados.
Hoje em dia a fiscalização não é constante, existem filtros de palavras chave e ferramentas de monitoramento, arquivamentos, mas devem ser utilizada em casos extremos que envolva processos com os utilizadores, principalmente quando envolve vazamento de informações que comprometam a corporação e todos que fazem parte dela.
Confirmando, fique atento também com sua apresentação, erros de português, intimidades fora de hora, e seja objetivo ao se reportar na maioria dos casos.