Seu ERP conhece seus processos?

Quando a empresa tem dificuldades em encontrar informações, os valores apresentados divergem, os ajustes manuais são constantes e os inventários sempre geram sustos, uma das visões dos gestores é: precisamos de um ERP melhor.

Como é comum vermos empresas com ERP implementados, mesmo os tops de linha (SAP, Oracle,…) falando que os sistemas são ruins, fracos, difíceis, não geram as informações necessárias.

Será que realmente este é o caso?

Como metáfora, vamos imaginar que queremos (gestores) nossa empresa rodando como um formula 1. Passamos para os responsáveis pelo projeto de implementação nossos desejos e cada um tem um entendimento encaixando na visão dos seus processos.

Agora, estes líderes vão e apresentam aos consultores os seus processos e os desejos da gestão. Normalmente aqui vemos casos no meio do projeto de termos a visão do todo com um belíssimo F1 com motor de trator e rodas de caminhão.

Mas porque acontece isso? Porque as peças não se encaixam? Porque os departamentos não conseguem entender o ciclo como um todo? Porque nosso ERP é tão ruim se outras empresas rodam o mesmo e tem resultados tão bons? Porque os ajustes manuais? Porque os relatórios não batem? E porque todas aquelas outras perguntas que são feitas aos gestores de TI… Você já deve ter feito ou ouvido uma destas…

Porque o ERP deve conhecer exatamente como os processos da empresa rodam, exatamente! E normalmente nem a equipe da empresa sabe. Não adianta pedir a um matemático resolver uma equação com metade das informações que ele precisa, nem um ERP dar resultados com metade dos dados corretos!

Normalmente o que leva uma empresa a decidir por um novo ERP são problemas que não são causados pelo ERP, ou seja, a nova implementação pode ser uma excelente solução em curto prazo, mas no longo não irá se pagar. Vários motivos levam a esta situação e com certeza precisaríamos muitos artigos somente para abrir as portas para vermos os mesmos, poderíamos citar: falta de dialogo claro dentro da empresa, falta de documentação, crescimento desestruturado, dados não confiáveis de entrada e por ai vai.

Iniciar uma implementação sem um bom trabalho, conhecimento, treinamento, documentação e integração dos processos é diretamente a um começo errado. Como vou implementar um ERP se não é claro nem o que ele deve atender, como eu quero os resultados e como vou medir minha empresa?

Mas claro, isso não aconteceria na sua empresa… Tente descobrir quantas empresas implementaram um ERP com o orçamento, tempo e qualidade previstos inicialmente? Normalmente o problema esta no mesmo lugar, as exceções, e os processos desconhecidos até o momento de teste final.

Existem alguns mapeamentos e relações que precisam estar claros, para todos envolvidos no processo, para que com isso ao desenharmos o carro façamos todos o mesmo desenho. Um bom teste é perguntar para uma pessoa de logística como funciona a saída de produção, e depois perguntar para o pessoal de produção como funciona esta saída. As duas descrições são as mesmas? Nos detalhes? E principalmente nas exceções? Pelo menos para as pessoas do projeto de implementação isto deve ser claro.

Antes de definir que a empresa precisa de um novo ERP, verifique se o atual está bem relacionado com os seus processos. Sistemas que rodam em ambientes onde ajustes manuais são necessários para o funcionamento dos processos, fechamento do mês, apontamento de produção, emissão de notas fiscais, por exemplo, são sistemas que precisam melhor adequação a realidade, seja do lado do sistema ou do processo, e mesmo que seja colocado o melhor ERP do mundo, se for implementado na mesma visão, terão os mesmos problemas e conseqüentemente darão o mesmo resultado.

Não adianta um investimento de milhões no SAP porque ele é o melhor e irá corrigir nossa empresa, se os processos não são claros, as pessoas não conhecem o fluxo como um todo, as exceções são tratadas a mão, dados tem que ser digitados porque não batem com o processamento e assim por seqüência, porque simplesmente esta implementação não irá trazer beneficio algum para o funcionamento da empresa.

ERP é um sistema que processa perfeitamente tudo o que for informado, se as informações saem erradas, normalmente entraram erradas, e se estão entrando errado primeiro temos que ter certeza que esta entrada será 100% resolvida com o ajuste do processo ou o novo ERP.

Finalizando, antes de olhar animado para um SAP, verifique se sua empresa conhece bem e claramente o seu próprio funcionamento, use testes, seja claro, exponha as dificuldades e lembre das exceções. Após isto verifique se isto é um problema de processamento de dados ou de entrada de dados. O segundo caso alem de mais barato tende a ser de solução mais rápida.